Postitus

Postitusohjelman käyttöönotto

Kun ensimmäisen kerran käytät postitusohjelma toimi seuraavasti

• Datamiken päävalikosta paina nappia Asiakasrekisteri, laskutus ja edelleen nappi Asiakasrekisteri printtilistaus.
• Ohjelma tuo esiin asiakasrekisterin kriteerilomakkeen. Valitse kohta Postitustarrat ja paina Ok Printtaa/laske.
• Paina nappia Luo uudet asetukset. Ohjelma kysyy Käytetäänkö vakio 3x8 A4 tarra-asetelmaa. Paina Ok. Tämä luo vakio asetelman postitusohjelmaa varten. Jos haluat käyttää muunlaista tarra-arkkia paina postitusohjelman ? neuvo nappia ja lue myös tässä käyttöohjeessa olevat lisätiedot.
• Kokeile tulostaa esim. blanko-paperille postituslistaa. Vertaa jälkeä esim. valoa vasten varsinaiseen tarra-arkkiin.

Jos tulostus on OK ja kaikki osoitteet näyttävät menevän kohdalleen voit jatkossa tulostaa osoitteet varsinaiselle tarra-arkille. Nappia Luo uudet asetukset et enää sen jälkeen tarvitse, koska asetukset ovat kunnossa.

Jos käytät esim. 4x7 tarra-arkkia merkitse kohtiin Kuinka monta tarraan vierekkäin 4 ja kenttään Kuinka monta tarraa alekkain 7 ja paina sitten nappia Luo uudet asetukset. Ohjelma kysyy Käytetäänkö vakio 3x8 A4 tarra-asetelmaa. Paina Peruuta.

Esimerkki postituslistaus

Halutaan tulostaa kaikki Helsinkiläiset osakeyhtiöt. Toimi seuraavasti:

• Datamiken päävalikossa paina nappia Asiakasrekisteri, laskutus ja edelleen esiin tulevassa ikkunassa nappia Printtaa/laske.
• Ohjelma tuo esiin asiakasrekisterin kriteerilomakkeen. Halutaan tulostaa kaikki Helsinkiläiset osakeyhtiöt kenttään Kaupunki laitetaan esim. elsin (tällöin ohjelma löytää myös Helsingfors ja Helsinki) ja kenttään Yritys/yhteisö esim. oy. Kun etsintälomakkeen kriteerit (kohdat) on täytetty valitse valikosta kohta Postititus tarrat ja paina Ok Printtaa/laske.
• Esiin tulee Sivumääritykset ikkuna. Paina nappia Printtaa.

Tulostusvaiheessa ohjelma kysyy ennen tarrojen (etikettien) tulostusta tietoja käytetystä tarralomakkeesta (ikkuna Sivumääritykset). Painamalla Katso tarra-asetuksia voidaan katsoa tarkkaanottaen mille kohtaa ohjelma tulostaa. Seuraavassa esimerkissä käytetään A4 -kokoista tarralomaketta, jossa on 3x8 eli 24 tarraa.

Ohjelma tallentaa etikettien tulostusta varten annetut tiedot automaattisesti. Kun seuraavan kerran tulostetaan etikettejä ohjelma muistaa edelliset asetukset.

Toinen esimerkki postituslistauksesta

Halutaan tulostaa kaikki Helsinkiläiset ja Vantaalaiset asiakkaat. Toimi seuraavasti:

• Päävalikossa paina nappia Asiakasrekisteri, laskutus. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Asiakasrekisteri printtilistaus.
• Esiin tulee asiakasrekisterin kriteerilomake. Laita Vantaa kriteerikenttään Kaupunki/ptp ja paina nappia Siirrä, korvaa tai poista.
• Valitse esiin tulevasta valikosta Korvausoperaatio ja paina OK. Valitse esiin tulevassa ikkunassa tiedot seuraavasti:
  
  
• Lopuksi paina OK.

Ohjelma käy läpi nyt asiakasrekisterin ja merkitsee kenttään Apukenttä koodin a123 niissä korteissa, joissa kaupunkina on Vantaa.

• Esiin tulee asiakasrekisterin kriteerilomake. Tehdään samoin kuin edellä tehtiin Vantaalle myös Helsingin osalta.

Nyt kun Helsinkiläisillä ja Vantaalaisilla on yhteinen kriteeri a123 kentässä Apukenttä toimitaan seuraavasti:

• Asiakasrekisterin kriteerilomakkeeseen kenttään Apukenttä laitetaan a123 ja valitse valikosta kohta Postititus tarrat ja paina Ok Printtaa/laske.
• Esiin tulee Sivumääritykset ikkuna. Paina nappia Printtaa. Esiin tulee postituslista.

Tulosta yksi osoite

Jos haluat nopeasti tulostaa yhden osoitteen, esim. kirjekuoreen osoitteen toimi seuraavasti:

• Mene asiakasrekisterissä sopivan asiakkaan kohdalle.
• Valitse valikosta Muut toiminnot kohta Tulosta osoite. Ohjelma kysyy y ja x koordinaatteja, johon osoite tulostuu paperille. Anna ne ja paina OK. Esiin tulee esikatseluikkuna, josta voit tulostaa halutun osoitteen paperille.

Postitusosoitteiden tulostaminen 3x8 tarra-arkille

Jos tulostimesi pystyy tulostamaan suoraan kirjekuoreen voidaan välttää tulostaminen tarrapaperille.

Kirjoitin asetukset

Koska kirjekuoritulostuksessa yksi "paperi" onkin yksi kirjekuori aseta Windowsin kirjoitinasetukset, siten, että se voi ottaa vastaan kirjekuoria. Tulostinasetukset voidaan asettaa mm. Datamiken päävalikossa painamalla nappia Asetukset ja tiedostot ja sitten Printterin asetukset. Esiin tulevasta valikosta valitaan Valitse printteri ja OK. Aseta täältä kirjoitinasetukset sopivaksi. Yleensä n. A5 (puolet A4:sta, kirjekuorikoko oikeastaan C5) -kokoisissa tulostus on Vaakana.

Kokeile muutaman kerran tulostaa sopivat asetukset päälle laitettuasi em. Printterin asetukset -valikon kohta Tulosta sivumatriisi, yhdelle mallikirjekuorelle. Siten saat selville mihin kohtaan (milleinä) osoite pitää tulostaa kirjekuoreen. Esimerkiksi vaakana tulostettaessa osoite tulostuu 210 mm kuoren oikeasta reunasta ja 120 mm yläreunasta.

Postituslistaus asetukset

Kun kirjoitinasetukset ja mitat ovat selvillä toimi seuraavasti:

• Datamiken päävalikossa paina nappia Asiakasrekisteri, laskutus ja edelleen esiin tulevassa ikkunassa nappia Printtaa/laske.
• Ohjelma tuo esiin asiakasrekisterin kriteerilomakkeen. Katso tarkemmin kriteerien valitsemisesta esim. Neuvo napin takaa. Kun etsintälomakkeen kriteerit on täytetty valitse valikosta kohta Postititus tarrat ja paina Ok Printtaa/laske. Esiin tulee Sivumääritykset -ikkuna, jossa on oikeassa reunassa tarra-koordinaatit.
  
  
• Olet takaisin Sivumääritykset -ikkunassa. Koska esimerkissämme koordinaatit ovat mm rastita kohta Tarrakoordinaatit ovat mm. Normaalisti ohjelma käsittää ne rivi/sarake -muodossa.

Lopuksi voi tulostaa postituslistan painamalla nappia Printtaa.

Tulostaminen yhdelle kirjekuorelle

Voit toki muuttaa postitusohjelman koordinaatteja siten, että niitä on vain yksi XX/YY taulukossa. Tällöin ohjelma tulostaa yhden osoitteen per sivu. Tämä taulukko voidaan tallentaa painamalla Tiedosto ja Tallenna nimellä. Anna esim. yksi.pos ja paina OK. Myöhemmin voi tulla takaisin tähän taulukkoon ja ottaa tämä asetelma takaisin Tiedosto ja Hae nimellä.

Tällöin Sivumääritykset -ikkunassa voi myös liittää jonkun logon tai kuvan (kuvassa voi toki olla tekstiäkin) tulosteeseen kunkin osoitteen lähettyville. Esim. yllä on kuva, jossa on logo (kuva.bmp) ja sen mitoiksi on annettu (y,x = 40 mm,60 mm). Tämä kuva on tallennettu esim. kuva.bmp -nimiseen kuvatiedostoon Datamiken hakemistossa ja se halutaan tulostuvan suunnilleen tulostetavan kirjekuoren vasempaan ylänurkkaan. Kuva voisi olla esim. jonkinlaine postin logo tai ilmoitus, että postimaksu on maksettu. Tällöin laita Sivumääritykset -ikkunassa pohjalla oleviin kenttiin kuten alla kuvassa.kuva.bmp tulostuu osoitteesta 19 cm vasemmalle (-190 mm) ja 8 cm ylemmäksi (-80 mm). Osoite tulostuu koordinaatteihin 92 mm, 194 mm (Y,X).