Tietojen haku ja päivitys internetistä
Voit päivittää Datamiken tietokantoja internetin kautta. Tälläinen tulee
tarpeelliseksi esim. seuraavissa tilanteissa:
-
jos yrityksellä on liikkeitä eri puolilla Suomea ja reskontra
päivitetään päivittäin "pääkoneelta" pääkonttorista.
-
yrityksellä on myyjiä myyntimatkoilla ja on on tarve päivittää päivän
myynnit toimiston pääkoneeseen.
-
lähetät kirjanpitäjällesi tapahtumat kirjattavaksi kirjanpitoon.
-
jne.
Tietojen päivittämisessä on hyvä tapa sopia esim. oman laskunumerosarjan
ja myyjätunnuksen käytöstä, jotta vältytään esim. päällekkäisiltä
laskunumeroilta. Laskunumerosarjojen käytöstä on opastevideo.
Opastevideon saa esille kun päävalikossa painaa Käyttöohjeet,
opastevideot ja valitsee Laskunumerosarjan tekeminen ja painaa
nappia Katso opastevideo.
Huom! Internetin käyttö ja tietojen sieltä päivittäminen edellyttää, että
käyttäjällä on oma internetsivusto. Käyttäjillä pitää myös olla oma
Datamikelisenssi.
Tietojen lähettäminen/päivittäminen internetistä
Ohessa esimerkki miten asiakasrekisteriin päivitetään (lähetetään)
uusimmat tiedot:
-
Päävalikossa painetaan Asiakasrekisteri, laskutus ja Esiin
tulevassa ikkunassa painetaan Asiakasrekisteri printtilistaus.
-
Esiin tulevassa ikkunassa painetaan Siirrä, korvaa tai poista
tiedostoa ja esiin tulevassa ikkunassa valitaan valikosta Hae
internetistä tai lähetä internettiin ja painetaan OK.
-
Ruksaa kohta Lähetä serveriin kriteereihin sopivat
tietueet.
Huom! Kriteerien käytöstä on opastevideo Kriteerilomakkeiden
käyttäminen.
-
Lopuksi paina OK.
-
Ohjelma saattaa kysyä internetsivusi osoitetta eli ns. ftp tunnuksia.
Jos sinulla on esim. kotisivu nimellä www.omafirma.fi on ftp
sivustosi tällöin yleensä ftp.omafirma.fi. Käyttäjätunnus ja
salasana pitää antaa myös. Ohjelma ei kysy niitä enää jatkossa, mutta
voit muuttaaa niitä napilla Internet asetukset.
-
Sen jälkeen Datamike lähettää kotisivulle asiakasrekisterisi (esim.
tässä esimerkissä).
-
Huom! Muut eivät pääse katsomaan asiakasrekisteriäsi ellei heillä ole
myös salasanaa ja muita tunnuksia.
-
Painamalla Esc -näppäintä pääset takaisin päävalikkoon.
Tämä sama toiminto on myös kirjanpidossa, tuoterekisterissä,
reskontrassa, palkanlaskennassa jne.. Näissä ohjelmissa on myös
kriteeri-ikkuna, josta löytyy vastaava Siirrä, korvaa tai poista
tiedostoa -toiminto.
Esim. reskontrassa päivitetään internettiin uudet laskut jne. tapahtumat,
joita on eri asiakkaille tehty. Yleensä on syytä päivittää
asiakastietojen lisäksi myös reskontran tapahtumat. Tätä varten on hyvä
käyttää sopivaa kriteeriä, joka on esim. myyjäkoodi, joka on laitettu
laskuriville sopivaan sarakkeeseen.
Huom! Pääkoneella on hyvä tehdä tämä toiminto ainakin aluksi. Jos
internetissä ei ole vielä esim. asiakasrekisteriä voi sen pääkoneelta
siirtää tekemällä tämä toiminnon.
Tietojen haku/päivittäminen internettiin
Ohessa esimerkki miten asiakasrekisteriin päivitetään (haetaan
internetistä) uusimmat tiedot:
-
Päävalikossa painetaan Asiakasrekisteri, laskutus ja Esiin
tulevassa ikkunassa painetaan Asiakasrekisteri printtilistaus.
-
Esiin tulevassa ikkunassa painetaan Siirrä, korvaa tai poista
tiedostoa ja esiin tulevassa ikkunassa valitaan valikosta Hae
internetistä tai lähetä internettiin ja painetaan OK.
-
Ruksaa kohta Hae serveristä tietueet. Lopuksi paina OK.
-
Ohjelma saattaa kysyä internetsivusi osoitetta eli ns. ftp tunnuksia.
Jos sinulla on esim. kotisivu nimellä www.omafirma.fi on ftp
sivustosi tällöin yleensä ftp.omafirma.fi. Käyttäjätunnus ja
salasana pitää antaa myös. Ohjelma ei kysy niitä enää jatkossa, mutta
voit muuttaaa niitä napilla Internet asetukset.
-
Sen jälkeen esiin tulee oheisenkaltainen ikkuna. Voit painaa suoraan
OK ja ohjelma katsoo mitä uusia tietoja on tullut ja näyttää niistä
vielä (alempi kuva). Tiedosto apu2.bak on väliaikaistiedosto, jossa
on netissä olleet tiedot.
-
Esiin tulee vielä netistä löytyneet uudet tiedot. Voit tässä
ikkunassa ruksata pois ne rivit/tietueet, jota et halua liitettävän
käsillä olevaan rekisteriin. Yleensä painetaan vaan OK.
-
Painamalla Esc -näppäintä pääset takaisin päävalikkoon.