Näppäinmakrojen käyttö Datamikessä

Erilaiset toiminnot Datamikessä käynnistyy tietyillä näppäinsarjoilla tai hiiriklikkauksella. Joissa tapauksissa käytetään hiiren vasemmanpuolista ns. ykkösnappia ja joissain tapauksissa käytetään oikeanpuolista ns. kakkosnappia. Vasenkätisessä hiiressä on napit päinvastaiset.

Esimerkiksi kun halutaan asiakasrekisrerissä kirjoittaa ja tulostaa lasku toimitaan seuraavasti:

• Kun sopivan asiakkaan kortti on käsillä painetaan Alt+T.
• Kirjoitetaan laskun tiedot: nimike, eräpäivä, hinta, jne..
• Painetaan Tulosta merkityt rivit.
• Esiin tulee valikko, josta valitaan sopiva lasku ja painetaan Enter -näppäintä.
• Laskun tulostuttua painetaan Esc -näppäintä pari kertaa, että päästään takaisin asiakaskorttiin.

Em. toimenpiteet eivät vie kauan kun kyseessä on muutama lasku tulostettavana. Jos kuitenkin halutaan tulostaa esim. samanlainen lasku parille sadalle asiakkaalle näppäily vie kauan. Tätä varten voidaan Windowsissa "nauhoittaa" em. näppäilysarja ns. makroksi. Tällöin yhden näppäimen painaminen tekee em. toimenpiteet esim. sadalle asiakkaalle.

Esimerkki: Yhdistys kirjoittaa ja tulostaa jäsenmaksulaskun sadalle jäsenelle

Olet ottanut Datamiken käyttöön ja tallentanut yhdistyksesi jäsenrekisteritiedot (500 jäsentä) Datamiken asiakasrekisteriin. Helsinkiläisille ja Vantaalaisille jäsenille (tai asiakkaille) pitäisi kirjoittaa ja tulostaa jäsenmaksulasku (Huom! esimerkin lopussa on lisäesimerkkejä miten tietyt asiakkaat voidaan valita). Lisäksi pitäisi tulostaa postitustarrat em. jäsenille. Lisäksi halutaan, että postituslista tulee postinumerojärjestyksessä. Toimi seuraavasti.

Vaihe 1: otetaan kopioi asiakasrekisteristä ja reskontrasta

Jatkossa tehtävät toimenpiteet muuttavat asiakasrekisteriä alkuperäisestä järjestyksestä (mm. tiedot lajitellaan postinumerojärjestykseen). Siksi on hyvä, että alkuperäinen asiakasrekisteri jää ennalleen. Lisäksi jossain vaiheessa saattaa sattua näppäilyvirheitä ja halutaan voida palauttaa asiakasrekisteri ennalleen.

Kopion ottaminen tehdään seuraavasti:

• Päävalikossa painetaan nappia Asetukset ja tiedostot. Mikäli massalaskutusta halutaan tehdä jollekin nimetylle yritykselle valitaan sopiva yritys valikosta.
• Kun sopiva yritys on valittu (tai oli alunperin jo “päällä”) painetaan Luo uusi yritys/projekti.
• Esiiin tulevassa ikkunassa painetaan Uusi yritys olkoon kopio yrityksestä ja valitaan se yritys, josta halutaan kopio ja painetaan OK.
• Ikkunassa Luo uusi yritys annetaan vielä kenttään uuden yrityksen nimi esim. Kokeilu tms.. Lopuksi painetaan OK.
• Palaa takaisin päävalikkoon josta valitse valikosta (päävalikon vasemmassa alanurkass) äsken luotu yritys Kokeilu.

Nyt on luotu kopiot kaikesta alkuperäisyrityksestä. Tämä yritys sisältää kaikki samat tiedot kuin alkuperäinen yritys, mutta jos teet jonkun sotkun voit helposti palata alkuperäiseen yritykseen, jossa on kaikki tiedot tallella.

Vaihe 2: lajitellaan asiakasrekisterin kopio postinumerojärjestykseen

• Päävalikossa painetaan nappia Lajittele tiedosto. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Valitse jonkun projektin tietokanta. Valitse äsken luodun Kokeilu -yrityksen/projektin asiakasrekisteri ja paina OK -nappia.
• Paina nappia Valitse 1. kenttä. Esiin tulevasta valikosta valitse POSTINO ja paina OK.
• Muita kenttiä ei tarvitse valita. Paina nappia Lajittele ja katso. Esiin tulee taulukko, jossa on tiedot postinumerojärjestyksessä. Paina Esc -näppäintä niin pääset takaisin päävalikkoon.

Vaihe 3: Poistetaan asiakasrekisterin kopiosta turhat osoitteet

Asiakasrekisterin kopio sisältää satoja osoitteita, mutta muut kuin Helsinki tai Vantaa -osoitteiset halutaan pois.

• Päävalikossa paina nappia Asiakasrekisteri, laskutus. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Asiakasrekisteri printtilistaus.
• Esiin tulee asiakasrekisterin kriteerilomake. Laita Vantaa kriteerikenttään Kaupunki/ptp ja paina nappia Siirrä, korvaa tai poista.
• Valitse esiin tulevasta valikosta Korvausoperaatio ja paina OK. Valitse esiin tulevassa ikkunassa tiedot seuraavasti:
  
  
• Lopuksi paina OK.

Ohjelma käy läpi nyt asiakasrekisterin ja merkitsee kenttään Apukenttä koodin a123 niissä korteissa, joissa kaupunkina on Vantaa.

• Esiin tulee asiakasrekisterin kriteerilomake. Tehdään samoin kuin edellä tehtiin Vantaalle myös Helsingin osalta.

Nyt halutaan poistaa kaikki sellaiset kortit, joissa EI OLE koodimerkintää a123. Toimi seuraavasti:

• Laita Asiakasrekisterin kriteerilomakkeeseen tiedot seuraavasti:
  
  
• Paina nappia Siirrä, korvaa tai poista.
• Valitse esiin tulevasta valikosta Siirrä tiedot ja poista tästä ja paina OK. Laita esiin tulevaan ikkunaan tiedostonimeksi apu.bak ja paina OK.
• Ohjelma käy läpi nyt asiakasrekisterin ja poistaa kaikki sellaiset kortit, joissa ei ole Apukentässä merkintää a123.

Nyt on asiakasrekisterissä (tai oikeastaan sen kopioissa) vain Helsinkiläisiä ja Vantaalaisia. Paina Esc niin pääset takaisin asiakaskortiin. Paina asiakaskortissa Alt+Y. Ohjelma menee esimmäiseen korttiin. Katso ikkuna oikeassa ylänurkassa kohtaa Nykyinen/viimeinen kortti. Siinä on esim. 1/100, joka kertoo, että ollaan ensimmäisessä kortissa ja kortteja on kaikenkaikkiaan sata.

Vaihe 4: tehdään sama lasku kaikille asiakkaille

Laskun kopiominen voidaan tehdä mm. kahdella tavalla: massakopioimalla tai makroilla.

Vaihtoehto 1: Massakopiointi

Tee mallilasku yhdelle asiakkaalle. Laskun tekemisestä on esimerkki esim. tässä. tarkista vielä, että kaikki laskurivit, jotka on tarkoitus kopioida on merkitty rastilla. Tekemäsi laskun voit kopioida seuraavasti:

• Datamiken päävalikosta valitaan Asiakasrekisteri, laskutus. Esiin tulevassa ikkunassa painetaan nappia Asiakasrekisteri printtilistaus.
• Esiin tulevassa ikkunassa valitaan valikosta Tee vakiolasku ja painetaan nappia OK Printtaa/laske.
• Esiin tulee taulukko asiakkaista. Klikkaa se asiakas, jolle teit mallilaskun ja paina Esc -näppäintä. Esiin tulee ikkuna, jossa paina OK (jos haluat peruuttaa paina Esc).

Ohjelma tekee nyt kaikille asiakkaille saman laskun kuin malliasiakkaalla.

Vaihtoehto 2: Makron käyttö

• Datamiken päävalikosta painetaan Asetukset ja tiedostot. Esiin tulevassa ikkunassa painetaan nappia Makrosysteemi. Huom! esiin tulevan makrosysteemi-ikkuna on aina “päällä“. Voit siirtää sen sivuun tai pienentää jos se on pahasti Datamiken ikkunan päällä ja häiritsee työskentelyä. Makrosysteemi on itse asiassa oma ohjelmansa Windowsissa eikä Datamiken ikkuna. Jos makrosysteemi on jo päällä em. vaihetta ei tarvita.
• Makrosysteemin ikkunasta valitse kohta Asetukset ja kohta Shift toiminto (sen merkitys on selvitetty esim. on-line helpissä). Jos tämä on valmiiksi merkitty jätä merkintä ennalleen.

Nyt makronauhuri on asianmukaisesti päällä. Klikkaa Datamiken ikkuna aktiiviseksi ja toimi seuraavasti (Huom! lue myös alempana oleva kappale Makrovirheet):

• Mene takaisin Datamiken päävalikkoon ja paina nappia Asiakasrekisteri/laskutus. Mennään ensimmäiseen asiakaskorttiin (jollei jo olla sen kohdalla).
• NYT OLE TARKKANA! Aloitetaan makron nauhoitus painamalla kaksi kertaa Shift -näppäintä nopeasti.
  Nauhoitus alkaa
  Makronauhuri-ikkunaan tulee punaisella ilmoitus nauhoitus päällä (makro-ohjelmassa Shift toiminto merkitsee että tupla Shift käynnistää makron nauhoituksen).
  
  Tämän jälkeen makronauhuri seuraa kaikkea mitä teet Windowsissa nauhoittaa kaikki näppäilyt ja hiiri siirrot. Jos teet virhetoiminnon makronauhuri nauhoittaa myös sen. Nauhoituksen saa pois päältä painamalla uudestaan Shift+Shift. Älä kuitenkaan vielä keskeytä nauhoitusta. Tässä esimerkissä ei käytetä hiirtä ollenkaan. Syy siihen on selvitetty alempana kappaleessa Makrovirheet. Jos jotain tuntuu menevän pieleen nauhoituksen saa pois päältä painamalla uudestaan Shift+Shift ja voit aloittaa tämän kohdan uudestaan. Kesken nauhoituksen älä käynnistä muita ohjelmia tai tee muita turhia liikkeitä.
• Klikkaa varmuuden vuoksi jotain tyhjää/harmaata kohtaa Datamiken ikkunassa, jolloin ikkuna tulee aktiivseksi.
• Painetaan Datamike -ohjelmassa Alt+T. Esiin tulee Tapahtumat/reskontra -ikkuna. Haetaan ensin uusi lasku- ja viitenumero painamalla Alt+L. Merkitään rivi laskuksi painamalla Alt+M. Kaikki nämä näppäilyt nauhoittuvat muistiin.
• Kirjoitetaan seuraavaksi muut tiedot laskutustaulukkoon hinta, kpl jne. Käytä vain näppäimistöä jos suinkin mahdollista.Kun laskutustiedot on kirjoitettu paina Esc -näppäintä niin, että pääset takaisin asiakaskorttiin. Huom! makronauri nauhoittaa edelleen kaikki mitä teet. Siirry seuraavaan asiakaskorttiin paina PgDn näppäintä (ns. Page Down näppäin).
• Nyt on kaikki tehty laskun osalta ja siirrytty vielä seuraavaan korttiin. Makronauhurin voi nyt sammuuttaa painamalla uudestaan Shift -näppäintä kaksi kertaa nopeasti.
  Nauhoitus on päättänyt.
• Valitse makroikkunasta pudotusvalikko Makro ja sieltä edelleen Tallenna. Ohjelma kysyy tiedostonimeä ja anna esim. lasku.mak.
• Seuraavaksi ohjelma kysyy Anna makron otsikko. Laita esim. Uuden laskun tekeminen. Ohjelma kysyy lisäksi Ikkunaotsikkoa. Ikkunaotsikolla tarkoitetaan sitä ikkunaa, josta makron nauhoitus (ensimmäinen Shift+Shift painanta) on lähtenyt liikkeelle. Paina Esc.

Laskun kirjoitus yhdelle jäsenelle on nyt valmis. Ohjelma on lisäksi nauhoittanut kaikki tarvittavat toimenpiteet makrosysteemi valikon kohdan (tässä esimerkissä) Uuden laskun tekeminen alle.

Seuraavaksi tehdään samanlainen lasku muille asiakkaille. Kokeillaan ensin toimiiko makro hyvin: klikkaa kaksi kertaa nopeasti makrosysteemi -ikkunassa kohtaa Uuden laskun tekeminen. Ohjelma pitäisi nyt tehdä uusi lasku kohdalla olevalla asiakkaalle ja siirtyä sitten seuraavaan asiakaskorttiin. Kokeile vielä pari kertaa, että lasku tulee hyvin ja kaikki tuntuu menevän oikein. Makro suoriutuu yleensä nopeasti. Jos haluat makron ajettavan hitaammin valitse valikko Asetukset ja ota ruksi pois kohdasta Makron nopeus maksimi.

Kun olet kokeillut tarpeeksi klikkaa makrosysteemin ikkuna ja valitse valikko Muokkaa ja sieltä kohta Toistokertoja. Jos sopivia asiakkaita oli esim. alunperin 100 ja olet jo edellä tehnyt kolmelle asiakkaalle laskun valmiiksi jäljellä ole vielä 97 asiakasta. Laita esiin tuleeseen ikkunaan siis toistokerroiksi 97. Mene järjestyksessä seuraavaan korttiin (eli tässä esimerkissä korttiin numero neljä), jolle ei ole vielä tehty laskua. Klikkaa kaksi kertaa nopeasti makrosysteemi -ikkunassa kohtaa Uuden laskun tekeminen. Ohjelma pitäisi nyt tehdä lasku 97 kertaa eli kaikille lopuille asiakkaille.

Makrovirheet

Makroa luotaessa on oltava tarkkana, että makron ajaminen lähtee myös samasta ikkunasta ja yleensä samankaltaisesta tilanteesta liikkeelle. Esim. edellä tehty makro ei toimi jos sitä yritetään käynnistää kun tuoterekisteri on esillä. Esillä täytyy olla juuri samanlainen ikkuna tai muu ohjelman kohta (esim. että kursori vilkkuu oikeassa kentässä).

Yleinen virhe on se, että makron nauhoitus päätetään väärässä ikkunassa. Esim. jos lopetat nauhoituksen edellisessä esimerkissä laskutustaulukkoon makron toisto ei onnistu, koska väärä ikkuna on päällä.

Pyri välttämään hiiren käyttöä makron aikana. Hiiriliikkeet vievät paljon nauhurin resursseja ja toimivat huonosti jos makron aikana tehdään aikaa vieviä toimenpiteitä. Tällöin makroja ei usein voida ajaa täydellä vauhdilla (täysi vauhti valitaan makrovalikosta Asetukset). Hiiren käytössä on lisäksi omat ongelmansa siinä mielessä, että ikkuna, jossa hiiren pitäisi painaa jotain nappia saattaa aueta toisessa kohtaa kuvaruutua. Esim. makronauhuriin voi olla nauhoittunut “käsky”: siirrä hiiri kuvaruudulla koordinaattiin 102,45 ja klikkaa. Jos em. kohdassa ei olekaan odotettua nappia makron toiminta häiriintyy.

Pyri välttämään sellaisten makrojen luontia, jossa makron riippuvainen ulkoisesta tilanteesta. Esim. jos makron toimintaan kuuluu tulostusta paperille, tallennusta disketille tms. on vaara, että esim. toistettaessa makroa paperi loppuu (mutta makro jatkaa silti toimintaasa aiheutteaen sekaannusta mikrossa) tai disketti täytyy. Tee esim. toinen makro tulostusta varten.

Jos makro toimii osittain, mutta esim. toistoissa aiheutuu ongelmia kokeile makron ajamista normaalinopeudella. Valitse valikko Asetukset ja ota ruksi pois kohdasta Makron nopeus maksimi.

Nyrkkisääntö on: käytä aluksi makroa varoen kunnes sen toiminta on selvää. Sen jälkeen Datamiken makrosysteemiä voit käyttää mitä erilaisempien urakoiden virtaviivaistamiseen.

Laskujen tulostus

Asiakkaille on tehty laskut valmiiksi. Nyt voidaan tulostaa ne paperille.

Päävalikossa paina nappia Reskontra. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Ketjulaskutus. Esiin tulee ikkuna, josta valitse sopiva laskulomake ja paina OK. Huom! jotkut laskulomakkeet kysyvät ensin. toimitusosoitetta. Joudut näiden kohdalla painamaan OK.

Laskut pitäsi tulostua nyt esikatsuun ja/tai printterille.

Eri poimintatapoja postitusta varten

Edellä olevassa esimerkissä poimittiin postitusta ym. varten kaupunkin perusteella. Asiakkaat voi poimia muillakin tavoilla. Yleensä on kuitenkin hyvä, että asiakastietoja ja reskontra-aineistoa tallennettaessa pyritään käyttämään erilaisia koodituksia, jotka myöhemmin helpottavat tiedon poimimista.

Kun siis syötät asiakastietoja laita kommentti -kenttään tms. joku tarkenne tai koodi millainen asiakas tms. on kyseessä.

Vastaavasti kun teet laskuja, lähetteitä tms. laita reskontrataulukkoon esim. Tyyppi/viitteemme joku sopiva koodi tai muu tarkiste. Ohessa esimerkki:

Esimerkki 1: asiakkaat, jolle on myyty valittu tuote

Haluat tulostaa listauksen kaikista asiakkaista, joille on kirjoitettu lasku Porakoneesta (reskontrataulukossa on rivi, jossa on porakone).

• Päävalikossa paina nappia Reskontra. Esiin tulee reskontran kriteerilomake. Laita kenttään Nimike teksti porakone ja valitse valikosta kohta Tee asiakasrekisterimerkintä ja paina OK.
• Ohjelma kysyy Valitse kenttä, joka korvataan. Valitse APUKENTTA. Laita kenttään Korvaa kenttä vakiotiedolla esim. testi. Lopuksi paina OK. Ohjelma käy nyt läpi koko asiakasrekisterin ja merkitsee Apukenttä -kenttään koodimerkinnän testi, jos ko. asiakkaalle on tehty lasku tms. jossa lukee porakone.
  
  
• Mennään takaisin päävalikkoon (paina Esc muutaman kerran) ja painetaan nappia Asiakasrekisteri, laskutus. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Asiakasrekisteri printtilistaus. Laita kriteeriksi kenttään Apukenttä teksti testi ja valitse valikosta esim. postitustarrat ja paina OK.
• Ikkunassa Sivumääritykset paina vielä OK. Tästä ikkunasta ja sen toiminnoista tarkemmin tässä.

Esimerkki 2: Lehtitilaus

Asiakasrekisterissäsi on lehtitilaajia, joille on aika ajoin lähetetty kiertokirje sen mukaan onko edellinen lehtitilaus menossa umpeen. Jos tilaaja on tilannut lehden hänen reskontrataulukkoon on tullut rivi (lasku), jossa Nimike -sarakkeessa lukee esim. Kalastajan apajat. Ko. rivillä eräpäivässä on em. tilauksen laskun eräpäivä. Kun teet em. tilausta laita esim. taulukossa jäljempänä olevaan Päivä -sarakkeeseen se päivä, jolloin lehtitilaus on menossa umpeen. Kun myöhemmin haluat selvittää kenellä menee tilaus umpeen viikolla 1-7.10.2009 toimi seuraavasti:

• Datamiken päävalikossa paina nappia Reskontra. Esiin tulee reskontran kriteerilomake. Laita kriteerikenttään Nimike teksti Kalastajan apajat ja kenttään Päiväys päivät 1.10.2009 ja 7.10.2009 ja valitse valikosta kohta Tee asiakasrekisterimerkintä ja paina OK.
• Ohjelma kysyy Valitse kenttä, joka korvataan. Valitse APUKENTTA. Laita kenttään Korvaa kenttä vakiotiedolla esim. testi. Lopuksi paina OK. Ohjelma käy nyt läpi koko asiakasrekisterin ja merkitsee Apukenttä -kenttään koodimerkinnän testi, jos ko. asiakkaalle on tehty lasku tms. jos ko. tilaajalla on menossa tilaus umpeen.
• Mennään takaisin päävalikkoon (paina Esc) ja painetaan nappia Asiakasrekisteri, laskutus. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Asiakasrekisteri printtilistaus. Laita kriteeriksi kenttään Apukenttä teksti testi ja valitse valikosta esim. Postitustarrat ja paina OK.
• Ikkunassa Sivumääritykset paina vielä OK. Tästä ikkunasta ja sen toiminnoista tarkemmin tässä.

Esimerkki 3: Sata parasta asiakasta saa postia

Haluat lähettää sadalle parhaalle asiakkaallesi kirjeen, joulutoivotuksen, tarjouksen tms.. Toimi seuraavasti:

• Datamiken päävalikossa paina nappia Asiakasrekisteri laskutus ja sitten Asiakasrekisteri printtilistaus . Esiin tulee kriteerilomake. Älä muuta mitään kenttää vaan valitse valikosta kohta Tulosta sopivat tietueet ja paina OK.
• Ohjelma kysyy Valitse järjestys. Valitse esim. Myyntimäärä. Paina nappia Kenttä, johon merkintä tehdään. Esiin tulevasta valikosta valitse sellainen kenttä, jota et käytä mihinkään tarkoitukseen asiakasrekisterissä.
  
  
• Yleensä on hyvä valita APUKENTTA ja painaa OK. Laita kenttään Merkitse kpl esim. 100. Ohjelma kysyy vielä Merkintä tekstiä. Laita siihen esim. paras tai muu sopiva merkintä. Lopuksi paina OK. Ohjelma käy nyt läpi koko asiakasrekisterin ja tulostaa esikatseluun sopivat asiakkaat. Lisäksi ohjelma merkitsee Apukenttä -kenttään koodimerkinnän paras, sadalle myyntimäärän mukaisesti ensimmäiselle.
• Mennään takaisin päävalikkoon (paina Esc) ja painetaan nappia Asiakasrekisteri, laskutus. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Asiakasrekisteri printtilistaus. Laita kriteeriksi kenttään Apukenttä teksti paras ja valitse valikosta esim. Postitustarrat ja paina OK.
• Ikkunassa Sivumääritykset paina vielä OK. Tästä ikkunasta ja sen toiminnoista tarkemmin tässä.