Reskontra

Reskontra-ohjelmalla suoritetaan mm. asiakasrekisteriin tehdyistä laskuista ja tapahtumista erilaisia raportteja ja laskelmia. Reskontra -ohjelmaa päästään käyttämään valitsemalla päävalikosta kohta Reskontra. Ohjelma tuo esiin reskontrarekisterin kriteeri/etsintälomakkeen.

Reskontralla Datamikessä tarkoitetaan niitä (taulukko) tietoja, jotka syötetään kullekin asiakkaalle asiakasrekisterissä painamalla nappia esim. Tee uusi lasku tai Reskontra, laskutus, tapahtumat.

Kun päävalikossa painat nappia Reskontra esiin tulee reskontran kriteerilomake. Datamiken kriteerilomakkeiden toiminta on hyvin samanlaista eri ohjelmissa: niiden avulla valitaan mitä halutaan tulostaa, raportoida tms.. Esimerkiksi, jos halutaan kaikki laskut tulostettua, joissa eräpäivä on aikavälillä 1.1.-31.1 sopiva aikavälikriteeri laitetaan Reskontra-ikkunaan Eräpäivä kenttiin. Tämän jälkeen valitaan joku raportti ja tulostetaan se painamalla OK Printtaa/laske.
Eräpäivä-välin voi myös valita painamalla "V" -nappia päivävälin vieressä. Sen vieressä on myös ruksattava kohta Ei-ehto. Vastaavia "ei-ehtoja" on myös muiden kriteerikenttien yhteydessä. Jos esim. "Ei-ehto" on eräpäivälin yhteydessä ruksattu ja eräivä on esim. kesäkuun alku ja loppu ohjelma käsittelee kriteerin, että kaikki muut ajat paitsi kesäkuun hyväksytään.

Reskontra -ohjelmalla voit seurata kuinka paljon ostoja ja myyntejä tms. on halutulta aikaväliltä tai muuten tehty. Reskontra -ohjelma raportoi asiakasrekisterin näkökulmasta asiat.

Reskontra -ohjelmalla voidaan tulostaa myös laskut, lähetteet, kuitit jne. halutuilta asiakkailta tai muilla hakuehdoin. Tästä enemmän kt. Ketjulaskutus jäjempänä.

Valikon eri kohdat

Laske sopivien tietuiden määrä

Annettuasi kriteerit ja valittuasi tämän kohdan ja painettuasi lopuksi OK Printtaa/laske ohjelma käy läpi kaikkien asiakkaiden reskontratiedot ja ilmoittaa kuinka monta kriteereihin sopivaa tietoa se löytää.

Tulosta sopivat

Annettuasi kriteerit ja valittuasi tämän kohdan ja painettuasi lopuksi OK Printtaa/laske ohjelma käy läpi kaikkien asiakkaiden reskontratiedot ja tulostaa niistä raportin. Raportti tulee ensin esikatselukkunaan, jos kohta Tulostuksen esikatselu on ruksattu. Ennen raportin tulostamista ohjelma saattaa kysyä joitain lisätietoja.

Tulosta sopivat Malli 2

Tämä kohta on samanlainen kuin edellinen, mutta raportti näyttää erilaiselta. Raportissa varsinaiset laskut jne. on eritelty osittain samalla tavalla kun varsinaisissa laskuissa. Tämä raportti on pidempi kuin edellinen.

Selaile sopivia

Annettuasi kriteerit ja valittuasi tämän kohdan ja painettuasi lopuksi OK Printtaa/laske ohjelma käy läpi kaikkien asiakkaiden reskontratiedot ja tuo esiin taulukon, jossa on sopivat tiedot.

Tätä vaihtoehtoa voidaan käyttää mm. silloin kun tuntuu siltä kuin aiemmista raporteissa puuttuisi joku asia.

Selaile tiliotetietoja

Kriteerit eivät vaikuta tässä kohdassa. Valittuasi tämän kohdan ja painettuasi lopuksi OK Printtaa/laske ohjelma tuo esiin taulukon, jossa on tiliotetiedot. Tiliotteiden hausta tarkemmin tässä.

Hae tiliotetiedot

Kriteerit eivät vaikuta tässä kohdassa. Tiliotteiden hausta tarkemmin  tässä.

Valitse tiliotetiedosto

Kriteerit eivät vaikuta tässä kohdassa. Tiliotteiden hausta tarkemmin  tässä.

Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa

Tästä tarkemmin sivulla tässä.

Kellokortti aikaraportti

Kriteerit eivät vaikuta tässä kohdassa. Tästä tarkemmin tässä.

Tee asiakasrekisterimerkintä

Tästä tarkemmin tässä.

Tulosta sopivat Malli 3 (kirjanpitäjälle)

Tällä vaihtoehdolla voidaan tulostaa ns. pääkirjatulostus. Tätä vaihtoehtoa voi käyttää jos ei muuten käytetä kirjanpitoa ja kirjanpito on ulkoistettu.

Tulosta sopivat Malli 4 (valitse sarakkeet)

Tällä vaihtoehdolla voidaan valita eri sarakkeet, jotka halutaan tulostaa.

Esimerkki miten tulostetaan avoimet/maksetut laskut tähän päivään asti:

• Kun reskontra -ohjelman kriteeri/etsintälomake on esillä täytetään Eräpäivä kenttiin päivät esim. siten, että klikataan viereistä V-nappia ja valitaa Ajalle ei ole väliä. Jos haluat avoimet laskut laita teksti LA kriteerikenttään Projekti/viitteenne. Jos haluat maksetut laskut laita teksti MA kenttään Projekti/viitteenne.
• Kun kentät on täytetty valikosta valitaan sopiva kohdista Tulosta sopivat ja painetaan OK.
• Kuvaruutuun ilmestyy lomake, jossa kysytään erilaisia asioita. Paina suoraan OK. Kuvaruutuun tulostuu listaus avoimista laskuista eli laskuista, joissa on vielä LA-merkintä.

Edellä tulostettiin raportti avoimista laskuista. Jos toisaalta haluat tulostaa laskut uudestaan kt. Ketjutulostus jäljempänä.

Jos haluat tehdä kerralla karhukirjeen kaikille asiakkaille, joilla laskut ovat erääntyneet se voidaan tehdä mm. seuraavasti:

• Kun reskontra -ohjelman kriteeri/etsintälomake on esillä täytetään Eräpäivä kenttiin sopiva päiväväli, esim. 01.01.1900 tai tyhjä ja eilinen päivä jälkimmäiseen päivään. Lisäksi laita teksti LA kenttään Projekti/viitteenne.
• Kun kentät on täytetty valikosta valitaan sopiva kohdista Tulosta sopivat Malli 2 ja painetaan OK. Kuvaruutuun ilmestyy uusi lomake. Ruksaa kohta Lisätäänkö myöhästymiskorko. Jos haluat käyttää kaikilla asiakkailla samaa myöhästymiskorkoa laita myöhästymiskorko alla olevaan kenttään ja ruksaa kohta Käytetäänkö samaa myöhästymiskorkoa kaikille. Muutoin ohjelma pyrkii käyttää asiakkaan luokitustiedoissa annettua korkoa. Sitten paina OK. Kuvaruutuun tulostuu listaus avoimista laskuista. Paina Esc niin pääset takaisin kriteerilomakkeelle. Sitten paina Ketjulaskutus. Loput ohjeet kt. Ketjutulostus jäljempänä.

Myyjäkohtainen seuranta

Jotta ohjelma tietää erottaa missä reskontran tapahtumassa on kyse minkä myyjän myynnistä tms. käyttäjän on syytä käyttää sopivaa koodia jossain reskontratiedoston sarakkeessa. Esimerkiksi kun kirjoitetaan ostoja ja laskuja asiakasrekisterin Tapahtumat/reskontra -taulukkoon Tyyppi/Viitteemme -sarakkeeseen voidaan aina laittaa esim. A123 kun kyseessä on myyjä "Matti meikäläisen" tekemä kauppa. Kun halutaan poimia/laskea reskontrasta kaikki Matin kaupat toimitaan edellä esitetyn esimerkin kaltaisesti ja merkitään etsintälomakkeeseen kohtaan Tyyppi/Viitteemme teksti A123. Reskontraohjelman valikosta valitaan kohta Tulosta sopivat. Ohjelma kysyy erilaisia tietoja. Vastataan niihin Ok.. Esikatseluikkuna tulee esiin. Painetaan siinä Peruuta -nappia.

Myyjä/Asiakaskohtainen seuranta

Edellisessä esimerkissä oletuksena on, että myyjät ovat laskua tehdessään laittaneet puumerkkinsä sopivaan sarakkeeseen. Vaihtoehtoisesti voit valikoida myyjät tai asiakkaat muilla kriteereillä. Esim. jos myyjälläsi Matti Meikäläisellä on oma "asiakaskorttinsa" ja hän on sinne kirjannut tekemisensä niin saat reskontralistauksen ulos seuraavasti:

• Halutaan raportoida Matti Meikäläisen myynnit aikavälillä 1.1-31.1. Kun reskontra -ohjelman kriteeri/etsintälomake on esillä täytetään Eräpäivä kenttiin päivät esim. 01.01.2021 ja 31.01.2021.
• Kun kentät on täytetty valikosta valitaan sopiva kohdista Tulosta sopivat ja painetaan OK. Kuvaruutuun ilmestyy uusi lomake. Paina siinä nappia Asiakaskriteerit.
• Esiin tulee uusi kriteerilomake. Laita Yhteyshenkilöksi esim. Matti Meikä (osä nimestä riittää). ja paina OK. Palaat takaisin edelliseen ikkunaan.
• Huom! Tässä esimerkissä tulostetaan yhden henkilön tietoja. Vaihtoehtoisesti voit nimi-kriteerit sijasta käyttää muita hakutietoja esim. Kaupunki, Lisätietoja tms. Näin saat esim. jonkun ryhmän tai jonkun kaupungin kaikki tiedot jne..
• Paina esiin palaavassa OK. Kuvaruutuun tulostuu listaus Matin tapahtumista tammikuussa.. Paina Esc niin pääset takaisin kriteerilomakkeelle.

Miten ostolaskut ja myynnit voidaan erottaa toisistaan?

Jotta ohjelma tietää erottaa missä reskontran tapahtumassa on kyse ostosta ja missä laskusta käyttäjän on syytä käyttää sopivaa koodia jossain reskontratiedoston sarakkeessa. Esimerkiksi kun kirjoitetaan ostoja ja laskuja Asiakasrekisterin tapahtuma (reskontra) taulukkoon Projekti/Viitteenne -sarakkeeseen voidaan aina laittaa esim. OS kun kyseessä on oma osto ja LA kun kyseessä on asiakkaalta veloitettava lasku. Kun halutaan poimia reskontrasta kaikki laskut toimitaan edellä esitetyn esimerkin kaltaisesti ja merkitään etsintälomakkeeseen kohtaan Projekti/Viitteenne teksti LA. Vastaavasti kun asiakas on maksanut laskunsa merkintä LA muutetaan merkinnäksi MA. Tästä esimerkki mm. tässä.

Miten saan kirjanpitäjälle raportin maksetuista laskuista?

Ohessa esimerkki miten saat raportin maksetuista (esim. aikavälillä 1.4.-30.4.2021) laskuista kirjanpitäjälle

• Kun reskontra -ohjelman kriteeri/etsintälomake on esillä täytetään Eräpäivä kenttiin päivät esim. 01.04.2021 ja 30.04.2021. Lisäksi laita teksti MA kenttään Projekti/viitteenne.
• Kun kentät on täytetty valikosta valitaan sopiva kohdista Tulosta sopivat ja painetaan OK.

Kuvaruutuun ilmestyy lomake, jossa kysytään erilaisia asioita. Paina suoraan OK. Kuvaruutuun tulostuu listaus maksetuista laskuista.

Merkittyjen olevien laskujen haku ja tulostus

Kun reskontraohjelma on listannut kaikki sopivat laskut tai ostot ja merkinnyt ne rastilla tai 1:llä reskontraan (eli lasku on “auki”) ja mahdollisesti lisännyt vielä viivästymiskoron perään ohjelmasta poistutaan takaisin päävalikkoon. Sieltä valitaan kohta Asiakasrekisteri/Laskutus. Asiakasrekisterissä voidaan painaa nappia Etsi avoin lasku, jolloin ohjelma menee seuraavan asiakkaan korttiin, jossa on auki oleva lasku (ts. reskontratiedoston jollain rivillä on sellainen tapahtuma, jonka vasemmaisimmassa sarakkeessa on rasti. Auki oleva lasku voidaan sitten tulostaa niinkuin kappaleessa Asiakasrekisteri ja reskontra on selvitetty.

Avoin rasti merkinnän poistaminen kaikilta asiakkailta

Kun teet reskontraohjelmalla erilaisia listauksia ohjelma merkitsee listaukseen sopivat rivit rastilla. Näin merkityt rivit saa merkittyä takaisin rastittomaksi seuraavasti:

• Datamiken päävalikossa painetaan nappia Reskontra. Esiin tulee reskontran kriteeri-ikkuna.
• Nimike -kohtaan kirjoitetaan joku sellainen kriteeri, jollaista ei varmasti löydy, esim. xyzåäö tms. Lisäksi ruksataan kohta Esikatselu.
• Reskontraohjelman valikosta valitaan kohta Tulosta sopivat. Ohjelma kysyy erilaisia tietoja. Vastataan niihin Ok.
• Esikatseluikkuna tulee esiin ja se on paljolti tyhjä. Painetaan siinä Esc -nappia.

Reskontra -ohjelma merkitsee aluksi siis kaikki reskontrataulukon rivit rastittomaksi. Ne rivit jotka täsmäävät kriteerien kanssa merkitään rastilla. Koska mikään ei täsmää kaikki jäävät siis merkitsemättä.

Asiakasrekisterimerkintä

Haluat tulostaa postituslistauksen kaikista asiakkaista, joilla on avoimia laskuja. Tätä ohjetta voit soveltaa myös sellaisissa tapauksissa, joissa halutaan esim. tulostaa joku asiakasrekisteriraportti, mutta kriteeri määritetään reskontran kriteereillä, esim. myyntimäärä tms.

• Datamiken päävalikossa paina nappia Reskontra. Kun reskontra -ohjelman kriteeri/etsintälomake on esillä täytetään Eräpäivä kenttiin päivät esim. 01.01.1900 ja eilinen päivä jälkimmäiseen päivään.
  Lisäksi laita teksti LA kenttään Projekti/viitteenne.ja valitse valikosta kohta Tee asiakasrekisterimerkintä ja paina OK Printtaa/laske.
• Ohjelma kysyy Valitse kenttä, joka korvataan. Valitse APUKENTTA. Ohjelma kysyy vielä Korvaa kenttä vakiotiedolla. Laita siihen esim. testi. Toisessa valikossa pitää olla valittuna Korvaa kenttä (vasemmalla) vakiotiedolla (yllä).
  Ruksaa myös kohta "Nollaa/tyhjää kenttä niistä tietueista, jotka ei sovi kriteereihin"
  Lopuksi paina OK. Ohjelma käy nyt läpi koko asiakasrekisterin ja merkitsee Apukenttä -kenttään koodimerkinnän testi, jos ko. asiakkaalla on avoin lasku.
  HUOM! Tämä toiminto muuttaa Apukenttä -kentän tietoja. Jos haluat säilyttää em. kentän tiedot valitse joku toinen kenttä, jota et asiakasrekisterissä ole käyttänyt.
• Mennään takaisin päävalikkoon (paina Esc -nappia) ja painetaan nappia Asiakasrekisteri, laskutus. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Asiakasrekisteri printtilistaus. Laita kriteeriksi kenttään Apukenttä teksti testi ja valitse valikosta esim. postitustarrat ja paina OK.

Ketjutulostus/ketjulaskutus

Ohessa esimerkki miten tulostetaan kaikki laskut, joiden eräpäivä on 1.4.2021 - 30.4.2021:

• Datamiken päävalikossa paina Reskontra.
• Esiin tulee Asiakasrekisteri/laskutus -ohjelma laskuja tms. (reskontraa) koskeva kriteerilomake.
• Kun kriteeri/etsintälomake on esillä täytetään kenttiin Eräpäivä kenttiin esim. edellä kerrotut päivät. Ohjelmaa pyydetään siis huomioimaan vain ne reskontratiedot, joissa pätee siis em. päivät.
• Painetaan nappia Ketjulaskutus.
• Valitaan taulukosta sopiva lomake ja painetaan OK nappia. Ohjelma tulostaa kaikki sopivat laskut tms. kaikilta asiakkailta. Laskut tulostuu esikatseluikkunaan jos kohdat Tulostuksen esikatselu ja Tulosta jonoon on ruksattu päälle.

HUOM! Ketjutulostus edellyttää, että kaikissa laskuissa on oma laskunumero ja viitenumero. Jos lasku on monirivinen lasku- ja viitenumero on oltava saman laskun jokaisella rivillä.

Miten teen vakiolaskun usealle valituille asiakkaille?

Kt. Vakiolasku/massalasku.

Reskontrasta pääkirjalistaus kirjanpitäjälle

Jos et itse käytä kirjanpitoa vaan ulkoinen kirjanpitäjä tekee sen puolestasi voit tulostaa hänelle Datamikellä tehdyistä laskuista tms. pääkirjaraportin. Jotta ohjelma tietää mikä reskontrasumma on tuloa ja menoa tilinumero -saraketta on käytettävä laskuja tehdessä. Tilinumero -sarake on yleensä Tapahtumat/reskontra -taulukossa viimeisenä.

Varsinaisen pääkirjaraportin tulostaminen tapahtuu seuraavasti:

• Tehtyäsi laskut tms. valmiiksi päävalikossa paina Reskontra. Esiin tulee reskontran kriteerilomake. Laita sopiva aikaväli esim. eräpäivä -väli kenttiin ja mahdollisesti LA merkintä Projekti/viitteenne kriteerikenttään.
• Valitse valikosta Tulosta sopivat Malli 3 (kirjanpitäjälle) ja paina Ok Printtaa/laske.
• Esiin tulee ikkuna, jossa ohjelma kysyy mitkä summat se mieltää tuloksi ja mitkä menoksi. Esim. kuvien esimerkissä Konsultointi ja Km korvaus (tilit 3104 ja 3105) ovat tuloa, mutta muut ovat menoa. Ikkunassa on kerrottu, että tiliväli 300-3500 on tuloa ja 4000-9000 on menoa. Vastaa OK.
  Ikkunassa voidaan käyttää myös erikoistoimintoja. Näiden käytöstä voidaan kysyä neuvonnasta.
• Ohjelma kysyy vielä jotain asioita mutta vastaa vain OK. Kun ohjelma lähtee tekemään raporttia saattaa se ilmoittaa jotain Liian suuri luku tms. Tämä johtuu siitä, että jossain reskontratapahtumassa (taulukon rivillä) on järjettömän suuri luku, esim. kappalemärä on miljoonia ja eurosumma on satoja miljoonia. Näiden tulo on liian suuri kirjanpidolle. Korjaa rivit, jos tämä ilmoitus esiintyy.

Esiin tulee pääkirjaraportti, jonka voit tulostaa kirjanpitäjälle.

Kysymyksiä

Tulostin reskontralistauksen mutta siitä puuttuu tapahtumia

Tämä johtuu siitä, että antamasi kriteerit poissulkevat ko. tapahtumat. Ohessa ohje miten selvität ongelmarivit:

• Jos esim. tulostat tapahtumat kriteerinä eräpäiväväli 1.5-15.5.2021 kokeile laittaa laajempi aikaväli tai poistaa joku kriteeri joka on eräpäivän lisäksi annettu. Tuleeko ongelma rivi nyt esiin?
• Kun puuttuva rivi vihdoin alkaa esiintyä valitse reskontran kriteeri-ikkunasta Selaile sopivia ja paina OK. Esiin tulee kriteerin mukaiset tapahtumat. Selaa esille ongelmarivi jatarkista päivät ja muut asiat. Esimerksi päiväykset on yleinen kompastuskivi. Esim. vuosi on väärin tai päiväys on antamatta kokonaan.

Tulostin reskontralistauksen mutta siinä on tapahtumia, joita ei pitäisi olla

Tämä johtuu siitä, että antamasi kriteerit poissulkevat ko. tapahtumat. Ohessa ohje miten selvität ongelmarivit:

• Jos esim. tulostat avoimia laskuja kriteerillä LA sarakkeessa Projekti/viitteenne. Valitse reskontran kriteeri-ikkunasta Selaile sopivia ja paina OK.
• Esiin tulee kriteerin mukaiset tapahtumat. Selaa esille ongelmarivi jatarkista sen tiedot. Esimerkisi jos sarakkeessa Projekti/viitteenne on MA, Lastaus 123 (ko. sarakkeessahan voi olla LA/MA/OS tietojen lisäksi myös muuta infoa) huomaa, että vaikka MA on niinkuin pitääkin sana Lastaus sisältää “La” (kirjainkokoolla ei ole merkitystä).

Tämän ongelman välttämiseksi käytä merkintätapoja, jotka eivät ole ristiriidassa muiden tunnisteiden kanssa.