Tuoterekisteri ja varastonhallinta

Mikä on tuote?

Tuote voi olla periaatteessa mikä tahansa yksikköhinnoiteltu asia:

tavara
palvelu (konsulttipalkkio, palkka, jne.)
vuokra (vuokrahuoneisto, videokasetti)
vastike
kustannuserä (postimaksu, rahtikustannus, jne.)
jne.

“Tuotteen” ei siis tarvitse välttämättä olla käsin kosketeltava tavara.

Tuoterekisterin kortti

Tuoterekisteriä ja varastonhallintaa päästään käsittelemään valitsemalla päävalikosta kohta Tuoterekisteri/ varastonhallinta. Tässä on syytä huomauttaa, että tuoterekisteristä saattaa puuttua joitain kohtia, mitä käyttäjä tarvitsee. Lisäkenttiä voidaan kuitenkin vapaasti lisätä ja vanhoja muokata. Tästä voi tiedustella enemmän S&J Soft Systemsiltä.

Tuote -kenttä

Tuote -kenttään laitetaan yleensä laskuihin ja raportteihin tuleva otsikko. Jos käytät tuotenumeroita laita numero ylempään kenttään ja tuotenimi alempaan. Voi myös laittaa ne molemmat ylempään kenttään.

Selite -kenttä

Selite -kenttään voidaan laittaa muu lisäselite.
Toiseen selite -kenttään laitetaan EAN/UPC/Inex viivakoodinumero. Kuvassa on esim. EAN koodi 0000000001168, jossa 8 on ns. tarkistenumero. Kentässä on myös pistenappi, jolla voidaan laittaa uusi EAN-koodi kenttään, mikäli kenttä on tyhjä. Ohjelma laittaa 6 ja12 merkkiä pitkiin numerosarjoihin tarkistenumeron (7. tai 13. numero).

Laatu/koodi ja Varasto/sijainti -kentät

Näihin kenttiin voi laittaa jonkin sopivan lisätekstin. Ne ovat ns. vapaita kenttiä, jota ohjelma ei käy mihinkään erityiseen tarkoitukseen. Jos haluat muuttaa otsikon toiseksi kt. ohjeet.

Hinta-nappi ja -kenttä, Valuutta ja sen päivä -kentät

Tähän laitetaan tuotteen hinta. Mikäli se on muu kuin euro laita valuuttatunniste ja päiväys valuuttakurssille. Mikäli tuotteella on useita hinta/alennus/kate vaihtoehtoja, esim. tarjouksia, kampanjahintoja, asiakasryhmähintoja jne. Hinta -napilla saat esiin taulukon, jonne eri vaihtoehdot voidaan tallentaa. Taulukkoon voi lisätä uusia hintoja vapaasti.

Tästä lisää tässä.

Alennus-%, Alv-% ja Kate -kentät

Näihin annetaan sopivat tiedot. Laskutusohjelmassa ohjelma ottaa vaihtoehtoisesti nämä tiedot huomioon. Kate voi olla prosentti tai summa. Mikäli käytetään kate %:ia anna prosenttimerkki, esim. 5%.

Ryhmämäärä -kenttä ja Ryhmä -nappi

Tuote voi kuuluu myös erilaisiin ryhmiin. Laskutusohjelmassa voidaan laskuttaa yksittäisten tuotteiden lisäksi myös ryhmiä. Esimerkiksi polkupyörä -ryhmään voi kuuluu kaksi pyörää, yksi pyörön runko ja yksi nippu muita osia.
Kuvan esimerkissä tuote kuuluu yhdellä kappaleella ryhmiin a1 ja kahdella kappaleella a3:een. Eri ryhmiä voi laittaa lisää painamalla Ryhmä -nappia.

Hälytysraja -kenttä

Tähän voidaan laittaa se kappalemäärä, jonka jälkeen erityisessä hälytysraja -raportissa saadaan kappalemäärältään rajan alittaneet tuotteet lueteltua. Hälytysraja -raportin saa valikosta Muut toiminnot.

Aloitusvarastomäärä

Tähän on syytä tallentaa alkuperäinen varastomäärä, josta varastoa on alettu pienentää ja kasvattaa.

Arvo -nappi

Sitä mukaa kun tuotteita lisätään ja vähennetään ohjelma laskee erilaisilla tavoilla kappalemäärän ja varaston arvon. Tätä nappia painamalla voi laskea tämän tuotteet nämä tiedot.

Nopea etsintä -nappi

Tuoterekisteristä voidaan etsiä tuotteita Etsi -valikon kautta (tästä tarkemmin täällä). Mikäli tuoterekisterissä on esim. miljoona tuotetta haku voi olla hidas. Nopea etsintä -napilla haku on nopeampi, mutta hakua varten voidaan antaa joko koko tuotenimi tai esim. viisi ensimmäistä kirjainta tai numeroa.

Varastonhallinta -nappi

Varastonhallinta näppäimellä saadaan esiin ko. tuotteen tapahtumatiedosto, jossa on varastonhallinnan tiedot.

Tapahtumatiedostoon voidaan tallentaa sarakkeisiin Selite1, Kpl ja Päivä asianomaiset tiedot. Kuvassa tuotetta on myyty aluksi yksi hintaan 1560 USD ja ostettu neljä kpl hintaan 120 USD, jne.. Tietoja täytettäessä ohjelma laskee nykytilanteen. Hinta -sarakkeeseen voidaan laittaa myynti/ostohinta. Resno -sarakkeeseen on syytä laittaa ko. tapahtuman asiakkaan reskontranumero mikäli sellaista käytetään. Normaalisti kun haet tuotteet laskutusohjelman kautta tämä taulukko täyttyy automaattisesti.

Tuotteen hinta

Tuotteen hinta syötetään tuoterekisterin korttiin kenttään Hinta. Jos hinta on valuutallinen syötä valuutta ja valuuttakurssin päivämäärä kohtaan Valuutta ja sen päivä. Alennus-% ja Kate on syytä syöttää myös. Kate -kenttään voidaan syöttää tuotteen markkamääräinen kate tai prosentuaalinen kate. Jos käytät prosentuaalista katetta syötä se esim. näin 15%.

Samalla tuotteella voi olla erilaisia hintoja. Eri hintavaihtoehdot voidaan syöttää tuotteen hintataulukkoon painamalla nappia Hinta.

Tiedän myyntihinnan ja ostohinnan. Miten saan helpoiten laskettua katteen?

Laita myyntihinta Hinta kenttään ja ostohinta Kate -kenttään.
Paina nappia Muodosta hinta tuoteryhmästä.
Ruksaa kohta Muodosta hinta seuraavasti ja valitse kohta Hinta=myyntihinta, Kate=ostohinta, laske erotus ja laita katteeksi tässä ja paina Ok.

Miten saan annettua asiakaskohtaisen hinnan ja muut erilaiset hinnat?

Mene tuoterekisteriin sopivan tuotteen kohdalle. Paina Hinta -nappia. Lisää uusi rivi taulukkoon. Valitse valikosta Valitse hinta ja sieltä Valitse asiakaskohtainen hinta.
Esiin tulee taulukko asiakasrekisterin tiedoista. Valitse sopiva asiakas ja paina Esc. Selitys -sarakkeeseen tulee esim. kuten kuvassa (2188) Oy Firma Ab... Kuvan esimerkissa 2188 on ko. asiakkaan ns. reskontrakoodi.

Kun teet laskuja ja haet tuotteen hinnan ym. tuoterekisteristä ruksaa Valitse etsintätapa -ikkunassa kohta Valitse asiakaskohtainen hinta.

Jos halutaan syöttää ostohinta ja myyntihinta ne syötetään omille riveilleen osto ja myyntihinta ja muut hintaan liittyvät tiedot (selitys, alv, jne.).

Kun em. hintataulukosta valitaan hinta (menemällä halutulle riville taulukosta) valitsemalla pudotusvalikosta kohta Valitse hinta hinta ym. tiedot kopioituvat tuotekorttiin.

Vastaava toiminto tapahtuu kun reskontran puolella haetaan hintaa laskuun. Jos käytössä on useita hintoja ym. samalla tuotteella ne kaikki on syytä kirjoittaa tuotteen hintataulukkoon.

Miten saan annettua asiakasryhmäkohtaisen hinnan?

Asiakasrekisteriin voidaan kullekin asiakkaalle antaa ns. Luokitus, jossa määrätään eräpäivät, myöhästymiskorot jne.. Asiakaskortissa on Luokitus -nappi ja sen vieressä pieni “?” nappi. Sitä painamalla saat lisätietoa erilaisten luokitusten käytöstä. Luokitusta voidaan käyttää nimeämään asiakkaille omat hinnat tuoterekisterissä.

Mene tuoterekisteriin sopivan tuotteen kohdalle. Paina Hinta -nappia. Lisää uusi rivi taulukkoon. Valitse valikosta Valitse hinta ja sieltä Valitse luokituskohtainen hinta.
Esiin tulee taulukko asiakasrekisterin tiedoista. Valitse sopiva asiakas ja paina Esc. Selitys -sarakkeeseen tulee esim. kuten kuvassa (edust). Kuvan esimerkissa edust on luokitustunniste.

Kun teet laskuja ja haet tuotteen hinnan ym. tuoterekisteristä ruksaa Valitse etsintätapa -ikkunassa kohta Valitse luokituskohtainen hinta.

Alennukset ja suuri kappalemäärä

Esimerkki:

Tehdään lasku 500 lyijykynästä á 1.55 euroa. Alennus on 6%. Toimi seuraavasti (tarkempi esimerkki kt. Laskun kirjoitusesimerkki):

Vaihtoehto 1:

yks. hinta	Kpl	Ale-%
1.55	500	6

Datamike saa laskun loppusummaksi 728.50 euroa

Ongelma: Laskussa yksikköhinnaksi tulee 1.46 euroa. Toisaalta 1.46 x 500 = 730 euroa.

Ero johtuu sentinpyöristyksistä. Datamiken perusasetus on se, että lasku muodostetaan siten, että alennukset otetaan loppusummasta, jolloin yksikköhinta saattaa pyöristyä.

Jos loppusumma ja yksikköhinnat halutaan täsmäävän tehdään seuraavasti:

Tapahtumat/reskontra -taulukossa painetaan nappia Korko/alennus
Esiin tulevassa ikkunassa ruksataan kohta Käytä tarkkoja loppusummia ja painetaan sen vieressä olevaa OK nappia. Nyt loppusummaksi tulee em. esimerkissä 730 euroa.

Vaihtoehto 2:

yks. hinta	Kpl	Ale-%
1.55	500	0

Tapahtumat/reskontra -taulukossa painetaan nappia Korko/alennus
Esiin tulevassa ikkunassa laitetaan kenttään Korko-% -6 ja painetaan nappia OK. Ohjelma lisää laskuun rivin, jossa eritellään alennetut summat.

Muista tähän liittyvistä asioista kt. laskuosan erittely.

Minulla on tuotekortissa myyntihinta. Haluan tulostaa raportteja ostohinnoilla. Mitä teen?

Kun teet tuoterekisteriä ja laitat hintataulukkoon eri hintavaihtoehtoja laita hintataulukon sille riville, jossa on ostohinta Selitys sarakkeeseen esim. tekstin Ostohinta ja sille riville, jossa on myyntihinta esim. Myyntihinta jne..

Kun haluat myöhemmin esim. raportointia tai varaston arvon laskentaa varten välitä kaikkiin kortteihin ostohinnan toimi seuraavasti:

Kun tuotekortti on esillä valitse pudotusvalikosta Muut toiminnot kohta Valitse hintavaihtoehto.
Esiin tulevaan ikkunaan kirjoita Ostohinta ja paina Ok. Ohjelma käy läpi koko tuoterekisterin. Jos tuotteelle on määritelty hintataulukko ja sieltä löytyy Ostohinta -vaihtoehto ohjelma laittaa ko. tuotteelle hintataulukon Ostohinta -rivillä olevan hinnan tuotekorttiin.

EAN/UPC jne. viivakoodien tulostus

Päävalikosta saadaan kohdasta EAN, UPC ja Code 39 -kooditulostus. Esiin tulee tuoterekisterin kriteerilomake. Kriteeri/hakulomakkeeseen voidaan antaa tarvittavat reunaehdot niille tuotteille, joista halutaan tulostaa viivakoodi. Ennen tulostusta ohjelma kysyy vielä kuinka monta sarjaa halutaan tulostaa ja mistä etikettitarrasta halutaan tulostuksen alkavan.

Esim. jos halutaan tulostaa kaikista sellaisista tuotteista viivakoodi, joissa on rengas (esim. talvirengas, kesärengas, jne.) toimi seuraavasti:

Kenttään Tuote laitetaan hakusanaksi rengas.
Jos halutaan tulostaa kaikki tuotteet mitään hakusanaa ei laiteta.
Jos haluat katsoa millaisia tuotteita näillä hakukriteereillä on olemassa paina Käsittele tuoterekisteriä.
Jos haluat laskea kuinka monta tuotetta näillä hakukriteereillä on olemassa paina Laske sopivien tuotteiden määrä.
Painetaan nappia Tulosta.
Esiin tulee ikkuna Viivakoodit. Esim. jos halutaan tulostuksen alkavan etiketistä no. 6 ohjelma alkaa tulostaa etikettiriviltä 2 sarakkeesta 3. Ohjelma kysyy lisäksi halutaanko tulostaa/printata viivakoodien lisäksi otsikot. Mikäli tämä kohta ruksataan ohjelma tulostaa kuhunkin etikettitarraan viivakoodin lisäksi tuotenimen, laadun ja hinnan.

EAN ja UPC koodit muodostuvat 12 tai 7 numerosta ja niiden tarkistenumerosta. Tarkistenumerot voi laskea painamalla Tarkistenumero. Ohjelma laittaa tarkistenumeron niihin koodeihin, josta se puuttuu. Jos tulostat Inex pakkaustarroja sen tarkistenumeron voi laskea vastaavasti myös. Inex tarroista katso tarkemmin on-line helpistä (hae helpistä hakusanalla Inex).

Kun taulukkoa on selailtu tarpeeksi siitä pääsee pois painamalla Esc -näppäintä.

Ohjelma tukee 3x8 etikettitarroja (3 saraketta, 8 riviä per A4 etikettilomake). Jos haluat käyttää esim 3x9 tarralomaketta toimi seuraavasti:

Paina nappia Käsittele tulostuskoordinaatteja. Esiin tulee taulukko, jossa on lista x ja y -koordinaateja. Koordinaatit on annettu mm:nä. Esim. toinen ean-koodi tulostuu paperin ylämarginaalista 5 mm alaspäin ja vasemmasta marginaalista katsoen 70 mm oikealle.
Haluat lisätä vielä yhden rivin (kolme tarraa) listan loppuun. Mene taulukon loppuun ja lisää kolme riviä. Näille riveille laita esim. (y1,x1): (290,5) ja (290,70) ja (290,140). Jos paperille ei mahdu kyseiset tarrat sinun täytyy siirtää ylempänä olevia tarroja ylöspäin, siten että y1 sarakkeen arvot pienenevät. tällöin siis kaikki uudelle riville tulis y1 arvoiksi 260 ja ylemmillä riveillä olevat arvot muuttuisivat esim. seuraavasti: 260->240, 223->215, 185->160 jne..

Inex pakkaustarra

Inex pakkaustarra voidaan tulostaa tuoterekisterin "Tuoterekisterilistaus" valikon takaa. Tuoterekisterissä paina nappia Printtaa/laske ja valitse kohta Tuoterekisterilistaus (useita erilaisia) ja sieltä kohta X-Inex.

Jotta tuloste tulee oikein ohessa malli miten tiedot tulee syöttää tuoterekisterikorttiin: Huom! Älä käytä kirjaimia Inex koodeissa.

Hinnoittelu, tuotteiden selailu

Ohessa esimerkki miten nopeasti hinnoitellaan yksi tuote esim. kun asiakas kyselee hintaa puhelimessa (asiakas soittaa ja kysyy porakoneiden hintoja):

Painetaan päävalikossa Tuoterekisteri, varastonhallinta -nappia. Kun tuotekortti tulee esiin painetaan Printtaa/laske, jolloin kuvaruutuun tulee tuotekortiston kriteerilomake. Halutaan selailla porakoneiden hintoja, joten hakukriteerikenttään Tuote laitetaan pora. Valikosta valitaan kohta Selaile tietokantaa. Lopuksi painetaan Ok Printtaa/laske.
Ohjelma tuo esiin taulukon kaikista sellaisista tuotteista, joissa on teksti pora kentässä Tuote 1. Taulukon alareunassa näkyy myös kohdalla olevan yhden kappaleen hinta. Kappalemäärän voi muuttaa painamalla nappia Anna kpl. Ohjelma huomio valuutan ja tuotekohtaisen alennus-%:n. Niitä voi myös muuttaa taulukkoa selailtaessa.

Ohessa esimerkki miten nopeasti hinnoitellaan yksi tuoteryhmä:

Painetaan päävalikossa Tuoterekisteri, varastonhallinta -nappia. Kun tuotekortti tulee esiin painetaan Printtaa/laske, jolloin kuvaruutuun tulee tuotekortiston kriteerilomake. Halutaan selailla tuoteryhmän a3 hintoja kun ollaan myymässä viittä tälläistä a3 “pakettia”. Kenttään Ryhmä laitetaan a3. Valikosta valitaan kohta Selaile tietokantaa. Lopuksi painetaan Ok Printtaa/laske.
Ohjelma tuo esiin taulukon kaikista sellaisista tuotteista, jotka kuuluvat ryhmään a3. Taulukon alareunassa näkyy myös kohdalla olevan yhden kappaleen hinta. Muutetaan kappalemäärä viideksi painamalla Anna kpl ja näppäillään 5 ja Enter -näppäintä. Lasketaan kaikkien taulukossa olevien rivien hinnat painamalla Laske kaikki. Ohjelma huomio valuutan ja tuotekohtaisen alennus-%:n. Niitä voi myös muuttaa taulukkoa selailtaessa.
Kun taulukkoa on selailtu tarpeeksi siitä pääsee pois painamalla Esc -näppäintä.

Varastonhallintatietojen tulostaminen

Varastotiedot ja tuotetiedot voit tulostaa esim. seuraavasti:

Painetaan päävalikossa Tuoterekisteri, varastonhallinta -nappia. Kun tuotekortti tulee esiin painetaan Printtaa/laske, jolloin kuvaruutuun tulee tuotekortiston kriteerilomake.
Halutaan tulostaa tapahtumat aikavälillä (ohessa esim.) 1.1-31.1.2021. Varastonhallintalistauksessa näkyy myös eri tilaajien nimet. Näistä halutaan tulostaa postituslista. Laita em. aikäväliksi kuten oheisessa kuvassa.
Valitse valikosta Varastonhallintalistaus ja paina OK Printtaa/laske. Valikossa on myös muita samanlaisia tulostusmalleja, Voit kokeille myös niitä.
Esiin tulee ikkuna Valitse järjestys. Voit valita erilaisia järjestyksiä miten listaus tulee. Kun ohjelma listaa Varastonhallintalistauksessa tapahtumia viereen saattaa tulla myös tavaran tilaajan nimi. Kun halutaan tulostaa listauksen asiakkaista postituslista se voidaan tehdä tekemällä ns. asiakasmerkintä painamalla nappia Asiakasmerkintä. Ohjelma kysyy kenttää valitse esim. APUKENTTA ja paina OK. Ohjelma kysyy mitä em. kenttään laitetaan sopiville asiakkaille. Laita esim. testi. Lopuksi paina OK.
Esiin tulee varastonhallintalistaus. Voit tulostaa jos haluat. Painamalla Peruuta, joitain kertoja pääset takaisin päävalikkoon.
Päävalikossa paina Asiakasrekisteri, laskutus. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Asiakasrekisteri printtilistaus.
Esiin tulee asiakasrekisterin kriteerilomake. Laitetaan hakukriteerikenttään Apukenttä hakusana testi ja valitaan valikosta Postitus tarrat ja tulosteaan postitustarrat sieltä.

Tuotteiden ryhmittely - Tuoteryhmä

Tuoterekisterin tiedot voidaan ryhmitellä mm. laskutusta varten ryhmiin käyttämällä kenttää Ryhmä. Yksi tuote voi kuulua useampaan ryhmään. Ryhmänimiä valittaessa on syytä käyttää toisistaan poikkeavia yhtä pitkiä nimiä. Näin siksi, että esim. ryhmät a1 ja luokka1 voidaan helposti sekoittaa keskenään. Mikäli tuote kuuluu useampaa ryhmään voidaan eri ryhmät erottaa toisistaan Ryhmä -kentässä esim. pilkulla. Ryhmämäärä -kenttään voidaan tallentaa tuotteen määrä ko. ryhmässä.

Esim. jokin mikrokokoonpano voidaan ryhmitellä seuraavasti osiin:

Tuote	Ryhmämäärä	Ryhmä
PC 6 GHz	1	a1(2),a2(3),a3
NCOM Monitori 19"	1	a3,b1(2)
Windows 10	1	a1,a3,b1(2)

Edellä olevassa taulukossa ja tuotekortissa “tuote” eli ryhmä a3 koostuu yhdestä PC:stä -mikrosta, yhdestä monitorista ja yhdestä käyttöjärjestelmästä. Monitori kuuluu lisäksi toiseen ryhmään b1 kahdella kappaleella.

Merkintä (2) välittömästi ryhmänimen b1 perässä kertoo systeemille, että ryhmässä b1 käytetään kahta monitoria eikä perusmäärää eli yhtä (perusmäärä kerrotaan Ryhmämärä -kentässä). Sulkumerkinnän sisällä oleva lukumäärä siis ohittaa kentässä Ryhmämäärä olevan luvun. Mikäli mitään sulkumerkintää ei ole ohjelma käyttää sitä mikä on kentässä Ryhmämäärä.

Kun asiakasrekisterin laskutus -ohjelmassa kirjoitetaan lasku esim. kahdesta tuoteryhmän a1 tuotteesta laskutusohjelma vähentää tuoterekisterin varastorekisteristä kaksi mikroa ja yhden käyttöjärjestelmän.

Vaikka tuotteisiin olisi laitettu ryhmämääritteitä ei se estä käyttämästä tuotetta yksinään. Johonkin tuoteryhmään kuuluvaa tuotetta voidaan myydä myös erikseen.

Tuotteet voidaan laittaa erilaisiin muihin tuoteryhmiin käyttämättä em. ryhmä -kenttiä. Esim. Laatu/koodi voidaan käyttää siten, että samanlaisten tuotteiden kohdalla laitetaan sopiva koodi. Myöhemmin voidaan ottaa erilaisia listauksia ja raportteja siten, että tuotteen on lajiteltu em. tavalla erilaisiin ryhmiin tulostuksessa ja/tai tulostetaan vain tietyt “ryhmät”.

Esimerkki: laskun syöttäminen Datamikeen tuoteryhmää käyttäen

Teet laskun yhdestä PC -kokoonpanosta. Tuoterekisterissä on valmiiksi syötetty PC ja sen tarvikkeet kuten edellisessä kappaleessa. Laskun kirjoittamisesta on myös toinen esimerkki täällä.

Jotta voit kirjoittaa laskun toimi seuraavasti:

Päävalikossa valitse valikosta kohta Asiakasrekisteri/Laskutus.
Kuvaruutun tulee asiakasrekisterin lomake. Mikron ostaa Matti Meikäläinen. Matti Meikäläiselle on aiemmin kirjoitettu asiakaskortti, joten kortin voi etsiä käsille esim. esille Etsi -toiminnolla.
Kun osoite on käsillä paina nappia Tee uusi lasku. Kuvaruudun alalaitaan ilmestyy Tapahtumat/reskontra -taulukko.
Paina nappia Hae tuote. Esiin ilmestyy ikkuna, jossa valitse PC tuotevalikosta ja paina Valitse esillä oleva tuote.
Koska tuoteryhmällä ei ole varsinaista otsikkotuotetta ruksaa kohta Hae koko tuoteryhmä. Merkitse tuoteryhmäksi a3. Lopuksi paina nappia Päivitä tuoteryhmän mukaan.
Ohjelma palaa takaisin laskurivitaulukkoon jonne laskuriveille tulee annetun ryhmän tuotteet. Laskun voi nyt tulostaa painamalla nappia Tulosta merkityt rivit.

Erikoistoiminto
Ikkunassa Valitse hinta ja päivitä varasto on myös nappi Erikoistoiminto, josta avautuu ikkuna erilaisille erikoistoiminnoille. Täällä voi valita esim. valita lisätoimintoja, jotka tehdään tuotehaun yhteydessä. Esim. "Laita päivä+kello asiakkaan apukenttään" tekee em. toiminnon. Erikoistoimintoja voi myös itse muokata. Muokkausohjeista ja erikoistoiminnoista voi kysyä Datamiken neuvonnasta.

Tuoteryhmän otsikkotuote

Tuoteryhmä voi sisältää myös yhden "otsikko" tuotteen. Otsikkotuotteella tarkoitetaan tuoteteryhmän päänimikettä. Edellisessä esimerkissä tuoterekiseterissä voi olla esim. tuotekortti, joka on nimetty Tietokone peruspaketti ja se kuuluu ryhmiin a1, a3 jne. yhdellä kappaleella.

Esim. tuoterekisterissä voi olla hinnoiteltuna polkupyörän osat: runko, pyörä varusteet. Lisäksi Tuoterekisterissä on otsikkotuote esim. Maastopyörä. Kun myydään yksi Maastopyörä hakusanaksi annetaan esim. maasto, jolloin ohjelma hakee laskuun nimikkeeksi Maastopyörä. Jos tällöin vähennetään varastoa tuoteryhmän osalta ohjelma vähentää osia asiaankuuluvasti ja lisäksi yhden pyörän.

Tuoteryhmän hinnan määrittely

Edellisessä esimerkissä maastopyörän hinta muodostuu siis erilaisista osista: rungosta, pyöristä ja tarvikkeista. Jotta voidaan laskea paljonko koko tuote maksaa ota esiin maastopyörän otsikkokortti ja paina nappia Muodosta hinta tuoteryhmästä. Ohjelma laskee tällöin kaikkien niiden osien hinnan, jotka kuuluvat niihin tuoteryhmiin, joita on ko. kortin Ryhmä -kentässä lueteltu. Huom! Tuote voi kuulua useampaan tuoteryhmään. Ohjelma huomii näiden kaikkien hinnat hintaa laskettaessa.

Tuoteryhmien soveltamiskohteita

Usein kun jotain myydään, vuokrataan, tehdään jne. laskuun liitetään postimaksu, käsittelykustannus, Alv, jne.. Nämä kaikki voivat muodostaa tuoteryhmän varsinaisen tuotteen lisäksi.

Tuotteiden poiminta

Laskutusta varten Datamikessä voidaan nopeasti poimia lista myytävistä tuotteista myös seuraavasti:

Asiakas soittaa ja alkaa luettelemaan tuotteita, joita hän haluaa tilata:

Päävalikossa paina Tuoterekisteri, varastonhallinta ja esiin tulevassa ikkunassa valitse pudotusvalikko Selaile ja siitä kohta Selaile taulukkomuodossa.
Esiin tulee taulukkona tuoterekisteri. Valitse pudotusvalikko Poimi ja sieltä kohta Tyhjää lista. Tämä tyhjää mahdollisesti edellisellä kerralla tekemäsi poimintalistan, joka näkyy oikealla.
Etsi asiakkaan tilaama tuote selailemalla tai käyttämällä Etsi -toimintoa . Kun tuote löytyy paina Alt+I tai valitse valikosta Poimi kohta Poimi tuote listaan).
Etsi asiakkaan tilaama seuraava tuote ja paina Alt+I.
Poimimasi asiat näkyvät viereisessä taulukossa. Voit muuttaa niitä siellä.
Kun kaikki tuotteet on haettu paina Esc kunnes pääset takaisin päävalikkoon.

Seuraavaksi tehdään lasku.

Päävalikosta valitse Asiakasrekisteri, laskutus ja etsi käsille asiakkaan kortti. Paina nappia Tee uusi lasku. Esiin tulee ikkuna Tapahtumat/reskontra eli käsillä olleen asiakkaan laskutus ja muu historiatieto.
Paina nappia Hae tuote.
Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Valitse esillä oleva tuote. Huom! Nyt ei ole väliä minkä tuotteen kohdalla olet koska seuraavaksi esiin tulevasta ikkunasta valitaan poimitut tuotteet.
Olet ikkunassa Valitse hinta ja päivitä varasto. Ruksaa Hae poimittu lista ja paina nappia Hae poimitut.
Jos haluat tarkistaa mitä on poimittu voit painaa nappia Katso poimittuja.
Jos et haluat päivittää varastoa paina nappia Hae hinta mutta älä päivitä. Myöhemmin voi päivittää varaston palaamalla takaisin tähän ikkunaan ja painamalla nappia Päivitä varasto poimintalistan tuotteista.
Ohjelma hakee laskuun poimitut tuotteet. lasku on valmis ja voit tulostaa sen painamalla nappia Tulosta merkityt rivit.

Inventaario

Inventaarin avulla voi verrata mitä tuotteita todellisuudessa on hyllyssä ja mitä ohjelman varastonhallinta näyttää. Samalla ohjelma voi myös päivittää varastonhallinnan vastaamaan todellista tilannetta.

Alustavat toimenpiteet

Aluksi varastonhallinta on saatettava ajantasalle ja se tapahtuu seuraavasti:

Päävalikossa paina nappia Tuoterekisteri, varastonhallinta ja esiin tulevassa ikkunassa paina Tuoterekisteri printtaus.
Esiin tulevassa ikkunassa valitse Päivitä varastonarvot normaalimenetelmällä ja paina OK Printtaa/laske. Ohjelma kysyy jotain, mutta vastaa vain OK. Kun ohjelma on tehnyt tehtävänsä paina Esc -näppäintä niin pääset takaisin tuotekorttiin.

Oheinen operaation päivitti kaikkien tuotteiden varastomäärät ja varastonarvot. Tätä toimintoa ei tarvitse tehdä, jos varasto on jo ennestään ajantasalla. Yleensä ohjelma päivittää varastoarvot automaattisesti, mutta jos tiedostoja käsitellään ohjelma ulkopuolella tms. päivitys on hyvä tehdä.

Jotta inventaario sujuu oikein tarkista seuraavaksi, että tuotekorteissa on toisessa selitekentässä sopiva koodi, jonka mukaan ohjelma suorittaa inventoinnin:

Toisessa selitekentässä on pistenappi, josta painamalla voit antaa viivakoodinumeron, jos sellaista ei ole valmiiksi jo kentässä.

Viivakoodinumerot voi tarkistaa erilaisten ongelmien osalta seuraavasti:

Päävalikossa paina EAN, UPC ja code 39 -kooditulostus.
Esiin tulevassa ikkunassa paina Tarkista onko tuotteilla oma viivakoodinumero. Ohjelma tuo listan niistä tuotteista, joilla ei ole sopivaa numeroa tai numeron kanssa on ongelma, esim. kaksi tuotetta käyttää samaa viivakoodia.
Lopuksi ohjelma kysyy tehdäänkö tarvittavat korjaustoimenpiteet, mikäli ongelmia oli.

Seuraavaksi tehdään varsinainen inventaario. Inventaario voidaan suorittaa myös jos tuotteen nimi tai selite tiedetään.

Inventaarion tekeminen

Päävalikossa paina nappia Tuoterekisteri, varastonhallinta ja esiin tulevassa ikkunassa valitse pudotusvalikko Muut toiminnot ja sieltä Inventaario. Jos olet tehnyt inventaarion aikaisemmin paina nappia Tyhjää taulukko jos haluat tehdä uuden inventaario.
Esiin tulee oheinen ikkuna. Nyt voit alkaa näppäillä varastossa olevien tuotteiden koodeja. Näppäile tuotteen numero ja paina Enter -näppäintä. Vaihtoehtoisesti voit viivakoodilukijalla lukea tuotteessa olevan viivakoodin. Ohjelma etsii tällöin käyttäen viivakoodinumeroa tuotekorttien toisesta selitekentästä.
Jos haluat toisen selitekentän sijaan käyttää jotain toista kenttää paina nappia Valitse vertailukenttä.
Jos et käytä viivakoodilukijaa ja et muista numero anna joku tieto tuotteesta ja paina Enter -näppäintä. Ohjelma näyttää vieressä sopivat tuotteet ja voi valita siitä oikean. Näin silloin jos on ruksattu Jos tuotetta ei löydy ohjelma ehdottaa sopivaa.
Jos samaa tuotetta on useampi voit napin Anna kpl avulla antaa toisen kpl määrän ennen koodin antamista.
Kun kaikki tuotteet on haettu paina nappia Tee inventointi varastonhallintaan. Esiin tulee lista inventoiduista tuotteista ja muuta tietoa. Listan voi myös tulostaa.
Paina Esc -näppäintä niin ohjelma kysyy Tee tasaus varastonhallintaan ja muita vaihtoehtoja. Jos vastaat OK ohjelma käy läpi kaikki tuotteet ja merkisee niiden varastonhallintataulukkoon tarvittavat tasaus rivit, jolla saadaan varastomäärä vastaamaan inventoitua tilannetta. Uusista tuotteista ohjelma tekee uuden kortin.
Saman asian tekee myös Tasaa muutamalla aloitusvarastomäärää, joka ei lisää varastorivejä vaan muuttaa aloitusvarastomäärää.
Poistuessasi inventaariosta ohjelma kysyy haluatko päivittää varastonarvot. Valitse sopiva tapa ja paina OK.

Ulkoisen inventaarilistan hakeminen

Käytän esim. kannettavaa viivakoodilukijaa, jolla tee erillisen inventaarilistan tekstitiedostoon. Miten saan sen siirrettyä Datamikeen?

Valmista inventaarilista siten, että siinä on rivitietona koodi ja pilkulla erotettuna kappalemäärä. Esim. seuraavasti:

126420032100129 ,1.00
6420032100129 ,1.00
6420032100129 ,1.00
123 ,1.00
123 ,1.00

Tyhjiä välejä ei tarvitse olla. Kunhan pilkku erottaa koodin ja kappalemäärän. Kappalemäärässä ei tarvitse olla desimaaleja. Jos käytetään desimaalierotinta se pitää olla piste.

Kopioi oma tekstitiedostosi Datamiken hakemistoon tiedostoon invent.txt. Voit myös editoida tätä tiedostoa suoraan.

Kun kaikki on selvää toimi seuravasti:

Päävalikossa paina nappia Tuoterekisteri, varastonhallinta ja esiin tulevassa ikkunassa valitse pudotusvalikko Muut toiminnot ja sieltä Inventaario. Äsken annetut tiedot näkyvät nyt taulukossa.

Tuotteiden lisääminen tai poistaminen ja varaston päivittäminen

Uuden kortin syöttäminen

Tuotteet voidaan syöttää suoraan tuoterekisteriin seuraaavasti:

Päävalikossa paina nappia Tuoterekisteri, varastonhallinta ja esiin tulevaan ikkunaan syötä tuotteet tiedot. Jos käsillä ei ole heti tyhjää korttia mene viimeiseen korttiin ja paina oheisen kuvan “>” -nappia (pääset myös loppuun painamalla >| -nappia). Nyt ohjelma kysyy haluatko lisätä uuden kortin. Vastaa kyllä tai OK.
Vaihtoehtoisesti voit valita pudotusvalikko Lisää ja sieltä Lisää uusi tuoterekisterin loppuun.

Käsillä olevaan tuotteeseen varastotietojen päivittäminen käsin

Kun olet tuoterekisterissä ja sopivan tuotteen kohdalla ko. tuotteelle voidaan kertoa että sitä on hankittu varastoon esim. 5 kpl lisää seuraavasti:

Sopivan tuotteen kohdalla paina Varastonhallinta. Esiin tulee ko. tuotteen varastonhallintataulukko, jonne lisäykset vähennykset ym. on syötetty omille riveilleen.
Mene taulukon loppuun esim. painamalla aA. Uuden rivin saat lisättyä painamalla tällä viimeisellä rivillä nuoli-alas -näppäintä. Ohjelma kysyy haluat lisätä uuden rivin/kortin. Vastaa OK tai kyllä.
Mene Kpl -sarakkeen kohdalle ja laita siihen (näppäile suoraan) 5 ja paina Enter -näppäintä. Jos kyseessä olisi varaston vähennys laittaisit -5.
Painamalla Esc -näppäintä pääset takaisin tuotekorttiin.

Käsillä olevaan tuotteeseen varastotietojen päivittäminen viivakoodilukijalla

Voit käyttää Datamiken Inventaariosysteemiä tuotteiden kappalemäärän lisäämiseen ja poistamiseen. Toimi kuten edellä on käyty läpi esimerkissä Inventaarion tekeminen. Kun Inventaariota tehdessä ohjelma kysyy tehdäänkö inventaario varastonhallinta valitsekkin kohta Älä tasaa vaan lisää inventoidut tuotteet. Tällöin ohjelma lisää inventoidut tuotteet. Jos haluat poistaa valitse Älä tasaa vaan poista inventoidut tuotteet.

Varastotapahtuman siirto kirjanpitoon ja reskontraan

Varastotapahtuma saadaan siirrettyä suoraan kirjanpitoon ja asiakasrekisterin reskontratiedostoon valitsemalla Tapahtumat/varastonhallinta taulukossa Siirrä rivi ja Siirrä kirjanpitoon/asiakasrekisteriin. Ohjelma siirtää myynnin (negatiivinen luku) kirjanpidossa kredit -kenttään ja oston debet kenttään ottaen huomioon tuotteen kappalehinnan. Vastaavasti siirtyy muita tietoja varastotiedostosta kirjanpitoon.

Vanhojen varastotietojen poistaminen

Jos haluat poistaa vanhoja varastotietoja toimi seuraavasti:

Päävalikossa paina nappia Tuoterekisteri, varastonhallinta ja sitten Tuoterekisteri printtaus. Esiin tulee tuoterekisterin kriteerilomake. Laita kenttiin Varastonhallinnan alku ja loppupäivät sopiva aikaväli (ne jotka haluat poistaa) ja paina Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa -nappia.
Esiin tulevasta valikosta valitse Varastosta ja paina OK. Sitten esiin tulevasta valikosta valitse Siirrä tiedot ja poista tästä ja paina OK. Ohjelma kysyy lopuksi tiedostoa, johon poistettavat tiedot laitetaan. Anna esim. apu.dbf tms.. Ohjelma poistaa varastonhallinnan tiedot (ne jotka oli antamallasi aikavälillä) ja laittaa poistetut tiedot apu.dbf -tiedostoon. Voit halutessasi myöhemmin poistaa ko. tiedoston.

Tuotteen varastoarvo ja hinta

Datamiken tuotekortissa on kentät Arvo ja Tilanne. Ohjelma päivittää ne itse. Ohjelmassa on eri tapoja laskea varastonarvo. Käyttäjä voi myös päivittää ne manuaalisesti. Ohessa selvitys miten ohjelma laskee em. kentät silloin kun varastossa tapahtuu joku muutos.

Usean tuotteen varastonarvon ja tilanteen laskeminen

Kaikkien tuotteiden varastonarvon ja nykytilanteen (kappalemäärän) voi laskea painamalla Tuoterekisterissä nappia Tuoterekisteri/printtaus ja esiin tulevassa ikkunassa valitaan valikosta Päivitä varastonarvot normaalimenetelmällä tai jokin muu varastonarvojen laskentamenetelmä. Lopuksi painetaan OK/printtaa laske -nappia. Kun lasketaan varastonarvoja ja tilannetta ohjelma saattaa kysyä Jätä pois laskelmista varastotiedot. Jos tämä on ruksattu ohjelma sivuuttaa kaikki varastotiedot ja laskee varastonarvon ja tilanteen pelkästään kaavalla hinta x aloitusvarastomäärä ja sivuuttaa muutokset varastotaulukossa. Kun lasketaan varastonarvoja ja tilannetta ohjelma saattaa kysyä Huomioi alkusaldon laskennassa alennus-%. Jos tämä on ruksattu ohjelma laskeen aloitusvaraston huomioiden myös tuotekortissa olevan alennus-%:n.

Yhden tuotteen varastonarvon ja tilanteen laskeminen

Yksittäisen tuotteen kohdalla voi painaa nappia Arvo jolloin esiin tulee valikko, josta voi valita sopivan laskentamenetelmän.

Esimerkki valaisee miten eri laskentatavat toimivat. Tässä on esimerkiksi tuotekortissa seuraavasti:

Vastaavasti ko. tuotteen varastotaulukossa (tuoterekortissa varastotaulukon saa esiin painamalla nappia Varastohallinta):

Normaalimenetelmä

Kun painat tuotekortissa nappia Arvo ja valitset kohdan Päivitä varaston normaalimenetelmällä ohjelma laskee varaston arvon ja nykytilanteen seuraavasti:

Aloitusvarastomäärä x hinta tuotekortissa:
3 kpl x 150 = 450

Lisäksi lasketaan tuotteen varastotaulukosta seuraavasti:
-1 x 150 = -150
4 x 120 = 480
-1 x 150 = -150

Eli varastonarvoksi saadaan 450 - 150 + 480 -150 = 630

Vastaavasti nykytilanteeksi saadaan 3 - 1 + 4 - 1 = 5

K/A (keskiarvo) menetelmä

Keskiarvomenetelmässä on kyse siitä millä hinnalla tuotteita ostetaan ja myydään keskimäärin. Kun painat tuotekortissa nappia Arvo ja valitset kohdan Päivitä varaston arvot K/A -menetelmällä ohjelma laskee varaston arvon ja nykytilanteen seuraavasti:

Aloitusvarastomäärä x hinta tuotekortissa:
3 kpl x 150 = 450

Lisäksi lasketaan tuotteen varastotaulukosta seuraavasti (huomaa, että onko kyseessä meno tai tulo ei ole tässä merkitystä):
1 x 150 = 150
4 x 120 = 480
1 x 150 = 150

Näistä saadaan välisumma 450 + 150 + 480 + 150 = 1230. Vastaavasti tuotteita on mennyt/tullut 3 + 1 + 4 + 1 = 9. Keskiarvo saadaan siis 1230 / 9 = 136.67.

Nykytilanteeksi saadaan 3 - 1 + 4 - 1 = 5
jolloin arvoksi tulee
5 x 136.67 = 683.33

Keskiarvo Ostot -menetelmä

Keskiarvo-ostot -menetelmässä on kyse siitä millä hinnalla tuotteita ostetaan keskimäärin. Kun painat tuotekortissa nappia Arvo ja valitset kohdan Päivitä varaston arvot K/A -menetelmällä ohjelma laskee varaston arvon ja nykytilanteen seuraavasti:

Aloitusvarastomäärä x hinta tuotekortissa:
3 kpl x 150 = 450

Lisäksi lasketaan tuotteen varastotaulukosta seuraavasti (huomaa, että vain ostot huomioidaan):
4 x 120 = 480
Näistä saadaan välisumma 450 + 480 = 930. Vastaavasti tuotteita on tullut 3 + 4 = 7. Keskiarvo saadaan siis 930 / 7 = 132.86.

Nykytilanteeksi saadaan 3 - 1 + 4 - 1 = 5
jolloin arvoksi tulee
5 x 132.86 = 664.29

Fifo -menetelmä

First in, first out (fifo): Ensimmäisenä hankitut tuotteet myydään myös ensimmäisenä. Fifo -menetelmässä käytetään tuotteiden kustannuksena niiden hankintahintoja, jolloin jäljelle jäävä varasto arvostetaan lähelle varaston ajankohtaista uudelleenhankintahintaa.

Tai jos saldo on/menee negatiiviseksi (on myyty tavaroita enemmän kun ostettu) lasketaan arvo myyntihintojen perusteella, ensimmäisenä myyty
varasto katetaan ostoista ensimmäisenä. Näin varasto arvostetaan lähelle myyntisaamisia ja vastuita asiakkaan suuntaan.

Hinta-kate -menetelmä

Tämä menetelmä on muuten sama kuin normaalimenetelmä sillä erotuksella, että kate vähennetään arvosta.

Aloitusvarastomäärä x hinta tuotekortissa:
3 kpl x 150 = 450, tästä vähennetään -15% kate. Jäljelle jää 391.30

Lisäksi lasketaan tuotteen varastotaulukosta seuraavasti:
-1 x 150 = -150, tästä vähennetään -15% kate. Jäljelle jää -136.36
4 x 120 = 480, tästä vähennetään 50/kpl kate. Jäljelle jää 280
-1 x 150 = -150, tästä vähennetään 50/kpl kate. Jäljelle jää 140

Eli varastonarvoksi saadaan 391.30 - 136.36 + 280 -140 =394. 94

Vastaavasti nykytilanteeksi saadaan 3 - 1 + 4 - 1 = 5

Tietojen haku tuoterekisteriin tai asiakasrekisteriin

Datamiken rekistereihin (esim. tuoterekisteriin tai asiakasrekisteriin) voidaan siirtää tietoa toisten ohjelmien tekemistä tuote ja asiakasrekistereistä. Tämä tapahtuu siten, että toisen ohjelman rekisteristä kopioidaan tai haetaan tiedot Datamiken vastaavaan rekisteriin (tietokantaan).

Varakopion ottaminen ennen hakuoperaatioita

Ennenkuin teet toimintoja, jotka tekevät suuria muutoksia Datamiken tuoterekisteriin tms. ota varakopio Datamiken tuote- tms. rekisteristäsi. Ohessa neuvo miten otat esim. tuoterekisteristä varakopion. Yleensä on hyvä suorittaa tietokannan haku johonkin apu tiedostoon tai ottaa siitä varakopio. Jos jotain menee pieleen alkuperäinen tuoterekisteri voidaan palauttaa.

Päävalikossa paina nappia Asetukset ja tiedostot. Esiin tulevassa ikkunassa kuljeta vilkkuva kursori (esim.) tuoterekisterin tiedostonimen kohdalle. Paina sitten nappia Tee kopio tiedostosta.
Esiin tulee ikkuna Kopioi tiedosto. Laita alempaan kenttään (Tiedosto, JOHON kopioidaan) esim. vara.dbf ja paina OK.

Nyt on alkuperäisestä tiedostosta kopio vara.dbf. Jos jotain menee pieleen tuoterekisterin kanssa tee seuraavasti:

Päävalikossa paina nappia Asetukset ja tiedostot. Esiin tulevassa ikkunassa kuljeta vilkkuva kursori (esim.) tuoterekisterin tiedostonimen kohdalle. Paina sitten nappia Tee kopio tiedostosta.
Esiin tulee ikkuna Kopioi tiedosto. Laita nyt ylempään kenttään (Tiedosto, JOSTA kopioidaan) esim. vara.dbf ja paina OK.

Esimerkki: SLO:n tuoterekisterin siirtäminen Datamiken tuoterekisteriin

Tallenna SLO:lta saamasi ASCII (teksti) -muotoinen rekisteritiedosto Datamiken hakemistoon (yleensä Datamike käyttää hakemistoa c:\datamik), esim. nimelle testi.txt.
Huom! usein tukkurit toimittavat rekisterinsä pakattuina ZIP tms. tiedostona. Tiedosto pitää purkaa ensiksi.
Datamiken päävalikossa paina nappia SLO/ASEA/Lvi ym. tiedostohaku. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Valitse Datamiken tietokanta, johon tiedot kopioidaan. Ohjelma kysyy esim. Datamiken tuoterekisteriä (esim. tuoterek.dbf). Valitse sopiva tuoterekisteritiedosto ja paina OK.
Olet takaisin ikkunassa Ulkoisten tietokantojen... . Valitse valikosta SLO ja paina nappia OK. Ohjelma saattaa kysyä vielä haetaanko hintatietoja vai tuotetietoja ym. Valitse sopivat vaihtoehdot.

Ohjelma pyörii jonkin aikaa jonka jälkeen voit mennä päävalikosta katsomaan miltä tuoterekisteri näyttää.

Esimerkki: toisen ohjelman tuoterekisterin siirtäminen Datamiken tuoterekisteriin

Jos sinulla on toisen ohjelman tallentama tuoterekisteri ja haluat siirtää sen Datamikeen toimi seuraavasti:

Käsittele jollain toisella ohjelmalla tuoterekisteriäsi niin, että voit sen tallentaa DBF 3 tai DBF 3+ formaattiin. Siirrä tuoterekisterisi esim. Microsoft Access, Works, Excel, Open Office Calc, Paradox tms. ohjelmiin ja tallenna se niiden avulla DBF 3 -tiedostoksi. Tallenna rekisteritiedosto Datamiken hakemistoon (yleensä Datamike käyttää hakemistoa c:\datamik), esim. nimelle testi.dbf.
Datamiken päävalikossa paina nappia SLO/ASEA/Lvi ym. tiedostohaku. Esiin tulevassa ikkunassa paina nappia Valitse Datamiken tietokanta, johon tiedot kopioidaan. Ohjelma kysyy esim. Datamiken tuoterekisteriä (esim. tuoterek.dbf). Jos et muista käyttämäsi tuoterekisterin nimeä katso se edellisestä ikkunasta. Valitse sopiva tuoterekisteritiedosto ja paina OK.
Olet takaisin ikkunassa Ulkoisten tietokantojen... . Valitse valikosta DBF 3/3+ tietokanta ja paina nappia OK. Ohjelma kysyy seuraavaksi sen tietokannan nimeä, josta olet siirtämässä Datamikeen tietoa (tässä esimerkissä testi.dbf). Valitse se ja paina OK.
Uusi ikkuna näyttää esim. oheisen kuvan näköiseltä.
Tiedosto testi.dbf sisältää viisi “kenttää”, joista tuotekoodi on kentässä 000_11__0 ja tuotenimi on kentässä ORSY_LAATI. Haluamme, että näistä siirtyy tieto Datamiken tuotekenttään TUOTE1.
Klikkaa nimeä 000_11__0 ja sitten nimeä TUOTE1. Huomaa, että oikeanpuoleisessa valikossa ?:TUOTE1 muuttuu nyt 000_11__0:TUOTE1. Sitten klikkaa nimeä ORSY_LAATI ja nimeä TUOTE1. Valikon kohtiin tallentuu tieto siitä mitkä tiedot siirretään.
Kentässä N4 on hintatiedot. Klikkaa sitä ja sitten oikeanpuoleisesta valikosta HINTA -kohtaa.
Muita tietoja ei tarvitse siirtää, joten lopuksi painetaan OK ja ohjelma alkaa tehdä kopiointi operaatiotaan.

Ohjelma pyörii jonkin aikaa jonka jälkeen voit mennä päävalikosta katsomaan miltä tuoterekisteri näyttää.

Ikkunassa oleva ruksi Tyhjennä kohdetiedosto ensin tarkoittaa sitä, että tuotetiedosto (tässä esimerkissä tuo5.dbf) tyhjennetään kaikista tiedoista ensin. Jos kohtaa ei ole ruksattu ohjelma lisää testi.dbf:n tiedot tuo5.dbf:ssä jo olevien tietojen jatkoksi.

Tee koodi lisäys lisää tuoterekisteritietoihin ja asiakasrekisteritietoihin (jos sellainen on kyseessä) KOODI tai RESNO kenttiin sopivan koodi. Kullakin asiakkaalla ja tuotteella on oltava oma koodinsa (asiakkaalla oma RESNO numero). Tämä kohta on syytä olla aina ruksattuna, ellei kyseessä ole joku erikoistapaus.